Die GmbH & Co. KG ist vor allem bei mittelständischen, familiär verbundenen Unternehmen als Rechtsform sehr beliebt. Rein wirtschaftlich betrachtet ist sie ein einheitliches Unternehmen. Rechtlich gesehen sind aber sowohl Vorschriften für Personen- als auch für Kapitalgesellschaften auf sie anzuwenden.

Neben vielen Vorteilen (Haftungsbeschränkung, Fremdorganschaft, steuerliche Vorteile, Gestaltungsmöglichkeiten bei der Unternehmensnachfolge etc.) birgt gerade diese Verknüpfung von Personen- und Kapitalgesellschaft die Gefahr formaler Fehler in sich. So muss auch die GmbH & Co. KG bestimmte Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen machen. Hierbei müssen sowohl die Vorschriften für die KG als auch die Vorschriften für die GmbH beachtet werden. Der Begriff „Geschäftsbrief“ darf dabei nicht zu wörtlich genommen werden: auch Telefaxe und E-Mails sind Geschäftsbriefe!

Gerade in diesem weiten Anwendungsbereich liegt der Knackpunkt. Wird den gesetzlichen Vorgaben beim postalischen Schriftverkehr in aller Regel noch Beachtung geschenkt, nehmen es viele Unternehmen beim E-Mail-Verkehr leider nicht mehr so genau: Anstatt sauber zu trennen, kommt es zu einer Vermischung der Angaben zu KG und GmbH. Die GmbH-Geschäftsführer werden bei der KG aufgelistet. Die Vertretungsverhältnisse werden falsch dargestellt. Oft fehlen Angaben zu einzelnen Geschäftsführern oder der persönlich haftenden Gesellschafterin ganz. Häufig fehlen auch die Angaben zu den Handelsregistereinträgen oder sie sind fehlerhaft. Auch die Abkürzung der Registerbezeichnung von Personen-und Kapitalgesellschaften wird gerne verwechselt.

Das Gesetz verlangt folgende Mindestangaben:

 Zur KG:

• Firma, Rechtsform und Sitz der KG.
• Registergericht und Registernummer der KG (immer HRA!).

 Zur persönlich haftenden Gesellschafterin:

• Firma der GmbH.
• Rechtsform und Sitz der GmbH.
• Registergericht und Registernummer der GmbH (immer HRB!).
• Namen aller Geschäftsführer der GmbH (Familienname und mindestens ein ausgeschriebender Vorname).
• Soweit ein Aufsichtsrat besteht (egal ob fakultativ oder obligatorisch): Familienname und mindestens ein ausgeschriebender Vorname des Vorsitzenden.

Werden diese Vorgaben nicht eingehalten, wirft dass nicht nur ein unschönes Bild auf die Unternehmenskorrespondenz. Viel wesentlicher ist, dass bei fehlerhaften, unrichtigen oder unvollständigen Angaben das Registergericht die Gesellschafter oder die Geschäftsführer mit einem Zwangsgeld (bis EUR 5.000,00!) zur richtigen und vollständigen Angabe der Daten anhalten kann. Außerdem kann dies auch nachteilige zivilrechtliche Folgen haben: Unter Umständen kann ein Vertragspartner zur Anfechtung von Verträgen berechtigt sein. Entsteht durch fehlerhafte Angaben gar ein Vermögensschaden, kann sich hieraus ein Schadensersatzanspruch ergeben.

Vor diesem Hintergrund ist es daher ratsam, sein Augenmerk regelmäßig auf die Angaben auf Geschäftsbriefen und E-Mails des eigenen Unternehmens zu richten und dabei erkannte Fehler schnell zu beseitigen.

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