Wirksam oder wirkungslos? So wird die GmbH von ihren Geschäftsführern, ihren Prokuristen oder Bevollmächtigten richtig vertreten.
Mit über 800.000 Gesellschaften mit beschränkter Haftung ist die GmbH die meistgenutzte Gesellschaftsform in Deutschland. Im Wirtschaftsverkehr ist es daher umso wichtiger, die Regeln über die richtige Vertretung der GmbH zu kennen. Denn: wurde eine GmbH bei einem Vertragsschluss nicht richtig vertreten, ist der Vertrag möglicherweise unwirksam. Dass die GmbH durch ihre Geschäftsführer* vertreten wird, ist dabei den meisten bekannt. Es gibt allerdings einige Fallstricke und Sonderkonstellationen zu beachten.
Vertretung der GmbH durch ihre(n) Geschäftsführer
Gem. § 35 Abs. 1 Satz 1 GmbHG wird die GmbH durch ihre Geschäftsführer gerichtlich und außergerichtlich vertreten. Wie genau die Vertretung durch die Geschäftsführer erfolgt, hängt allerdings vom Einzelfall ab und erfordert einen Blick in das Handelsregister.
Hat die Gesellschaft nur einen Geschäftsführer, vertritt dieser die Gesellschaft allein. Er kann Verträge also allein unterschreiben und die GmbH damit rechtlich binden. Viele GmbHs haben allerdings mehrere Geschäftsführer. Auch wenn dies der Fall ist, können die Gesellschafter entweder allgemein im Gesellschaftsvertrag festlegen, dass alle Geschäftsführer einzelvertretungsberechtigt sind – dies ist im Handelsregister dann bei der allgemeinen Vertretungsregelung angegeben – oder nur einzelne Geschäftsführer ermächtigen, die Gesellschaft allein zu vertreten – dies ist dann im Handelsregister bei der Auflistung der einzelnen Geschäftsführer vermerkt.
Häufig sind Geschäftsführer jedoch nicht einzelvertretungsberechtigt. Im Handelsregister ist dann gelegentlich als allgemeine Vertretungsregelung folgende Regelung zu finden:
Ist nur ein Geschäftsführer bestellt, so vertritt er die Gesellschaft allein. Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, so wird die Gesellschaft durch zwei Geschäftsführer vertreten.
In diesem Fall der sogenannten „echten Gesamtvertretung“ kann ein einzelner Geschäftsführer die GmbH nicht rechtlich binden. Verträge müssen von zwei Geschäftsführern unterschrieben werden, damit sie wirksam sind.
In der Praxis stellt sich manchmal ein weiteres Problem: zwei gesamtvertretungsberechtigte Geschäftsführer sind sich bzgl. eines Vertragsschlusses einig – an dem Unterzeichnungstermin kann allerdings nur ein Geschäftsführer teilnehmen. In diesen Fällen können die Geschäftsführer gemeinsam eine sogenannte Gesamtvertreterermächtigung unterzeichnen, in welcher ein Geschäftsführer den anderen ermächtigt, ein bestimmtes Geschäft allein abzuschließen. Hierbei ist jedoch Vorsicht geboten: das Geschäft muss in der Ermächtigung konkret angegeben werden. Abstrakte Ermächtigungen, beispielsweise für ein ganzes Ressort, sind unzulässig, da sie den Willen der Gesellschafter umgehen würden, dass die Gesellschaft durch mehrere Geschäftsführer vertreten werden soll.
Vertretung durch einen Geschäftsführer gemeinsam mit einem Prokuristen
Wohl am häufigsten ist im Handelsregister die folgende Formulierung als allgemeine Vertretungsregelung zu finden:
Ist nur ein Geschäftsführer bestellt, so vertritt er die Gesellschaft allein. Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, so wird die Gesellschaft durch zwei Geschäftsführer oder durch einen Geschäftsführer gemeinsam mit einem Prokuristen vertreten.
Ist dies der Fall und haben die Gesellschafter die Geschäftsführer nicht individuell zur Einzelvertretung ermächtigt, kann die GmbH nicht nur von zwei Geschäftsführern vertreten werden, Verträge können in diesen Fällen auch wirksam von einem Geschäftsführer gemeinsam mit einem Prokuristen unterzeichnet werden.
Übrigens: Die Beteiligung eines Prokuristen an der Vertretung der Gesellschaft kann nicht allgemein erforderlich gemacht werden, da dies die Vertretungsmacht des Geschäftsführers unzulässig beschränken würde. Ein oder mehrere Geschäftsführer müssen also stets ohne Prokuristen für die GmbH handeln können.
Auch Prokuristen können die GmbH vertreten
Nicht immer werden GmbHs von ihren Geschäftsführern vertreten. Möglich ist auch, dass Prokuristen für die Gesellschaft handeln. Nicht alle Geschäfte können allerdings von Prokuristen durchgeführt werden. § 49 Abs. 1 HGB ermächtigt Prokuristen
zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt.
Sogenannte Grundlagengeschäfte dürfen Prokuristen für die GmbH nicht tätigen. Verträge mit Dritten stellen in der Regel aber kein Grundlagengeschäft dar, wenn der Gegenstand eines Vertrages für die betroffene GmbH nicht völlig außergewöhnlich ist. Gem. § 49 Abs. 2 HGB sind Prokuristen darüber hinaus nur mit besonderer, ausdrücklich erteilter Ermächtigung befugt, Grundstücke zu veräußern oder zu belasten.
Wie bei den Geschäftsführern ergibt sich die genaue Vertretungsmacht von Prokuristen aus dem Handelsregister. Wurde einem Prokuristen Einzelprokura erteilt, darf er in den oben genannten Grenzen allein für die GmbH handeln und beispielsweise Verträge abschließen. Bei der sogenannten Gesamtprokura hingegen darf ein einzelner Prokurist die GmbH nicht allein vertreten. Die Gesellschafter können für jeden Prokuristen individuell vorgeben, mit welchen weiteren Prokuristen oder Geschäftsführern sie die Gesellschaft vertreten können. Im Handelsregister sind diese Regelungen bei den Prokuristen vermerkt.
Wenn Bevollmächtigte handeln
Die GmbH kann darüber hinaus auch andere Personen bevollmächtigen, für sie zu handeln. Eine solche Vollmacht kann sehr individuell ausgestaltet sein und wird nicht in das Handelsregister eingetragen. Die Vollmacht ist darüber hinaus in den meisten Fällen formlos möglich, sodass theoretisch z.B. auch eine mündliche Bevollmächtigung denkbar ist. Nur in bestimmten Fällen ist beispielsweise eine notarielle Beglaubigung notwendig.
Soll beispielsweise ein Mitarbeiter regelmäßig für eine GmbH handeln, kommt dafür die sogenannte Handlungsvollmacht nach § 54 HGB als „kleine Schwester“ der Prokura in Frage. Mit einer solchen Handlungsvollmacht kann der Bevollmächtigte grds. alle Geschäfte vornehmen, die für die betroffene GmbH gewöhnlich sind. Nicht erfasst sind aber insbesondere die Veräußerung oder Belastung von Grundstücken, die Aufnahme von Darlehen oder die Führung von Gerichtsprozessen. Die Handlungsvollmacht kann darüber hinaus aber noch weiter beschränkt werden. Anstelle einer Generalhandlungsvollmacht, die in den oben genannten Grenzen zur Vornahme aller gewöhnlicher Geschäfte berechtigt, kann auch eine Art- oder Spezialhandlungsvollmacht erteilt werden. Die Arthandlungsvollmacht berechtigt den Bevollmächtigten zur Vornahme bestimmter Arten von Geschäften, die Spezialhandlungsvollmacht ist noch weiter eingeschränkt und ermöglicht dem Bevollmächtigten die Vornahme einzelner, in der Vollmacht bestimmter Geschäfte.
Darüber hinaus können auch Dritte rechtsgeschäftlich zur Vertretung der GmbH bevollmächtigt werden. Häufig ist dies der Fall, wenn bestimmte Personen die GmbH beim Abschluss eines spezifischen Geschäfts vertreten sollen.
Als Vertragspartner einer GmbH sollte man bei wichtigen Geschäften prüfen, ob der (vermeintlich) Bevollmächtigte zur Vertretung der Gesellschaft auch wirklich berechtigt ist. Die wichtigsten Fragen sind in dem Rahmen:
- Wurde die GmbH bei der Vollmachtserteilung richtig vertreten (s.o.)?
- Passt das angestrebte Geschäft zu dem in der Vollmacht bezeichneten Umfang?
- Ist die Vollmacht noch gültig oder enthält sie ein Ablaufdatum?
Außerdem sollte sichergestellt sein, dass die Vollmacht von der GmbH nicht zwischendurch widerrufen wurde, was für den Vertragspartner nicht ohne weiteres erkennbar wäre. Sichergehen kann man hier als Vertragspartner, indem man sich das Original der Vollmacht vorlegen lässt. Gem. § 172 Abs. 2 BGB bleibt die Vertretungsmacht nämlich bestehen, bis das Original der Vollmacht zurückgegeben oder für kraftlos erklärt wird
Sonderproblem Mehrfachvertretung
Ein in der Praxis nicht seltenes Problem ist das Verbot der sogenannten Mehrfachvertretung. Gem. § 181 Alt. 1 darf ein Geschäftsführer, Prokurist oder Bevollmächtigter kein Geschäft zwischen der von ihm vertretenen GmbH einerseits und sich selbst andererseits abschließen. Noch wichtiger ist § 181 Alt. 2 BGB – danach darf ein Geschäftsführer, Prokurist oder Bevollmächtigter auch kein Geschäft zwischen der von ihm vertretenen GmbH und einer anderen Gesellschaft, die ebenfalls von ihm vertreten wird, abschließen. Geschäftsführer und Prokuristen können von dieser Beschränkung aber ausdrücklich befreit werden. Die Befreiung wird sodann im Handelsregister eingetragen und kann von Vertragspartnern eingesehen werden. Auch in Vollmachten kann eine Befreiung von § 181 BGB vorgesehen sein. Allerdings können die Unterzeichner der Vollmacht diese Befreiung nur erteilen, wenn sie selbst entsprechend befreit sind. Eine Umgehung der Beschränkung der Mehrfachvertretung ist daher nicht durch Bevollmächtigung verschiedener Personen möglich. Zu beachten ist ferner, dass auch nur von einer der beiden Alternativen des § 181 BGB befreit werden kann; dies ist aus dem Handelsregister oder der Vollmacht ersichtlich.
Zu guter Letzt: Zustimmung der Gesellschafter erforderlich?
Bei besonders wichtigen Verträgen stellt sich in der Praxis zuletzt eine weitere Frage: Dürfen die Geschäftsführer einen Vertrag abschließen oder müssen sie vorher bei ihren Gesellschaftern eine Zustimmung einholen?
Die Antwort liefert grds. § 37 GmbHG. Danach müssen Geschäftsführer Beschränkungen hinsichtlich des Umfangs ihrer Vertretungsbefugnis einhalten. Oftmals liegen diese Beschränkungen in einem Katalog zustimmungsbedürftiger Geschäfte, der im Gesellschaftsvertrag oder z.B. einer Geschäftsordnung festgelegt ist.
Hier hilft aber § 37 Abs. 2 GmbHG – eine Beschränkung der Vertretungsmacht der Geschäftsführer gilt nur gegenüber der Gesellschaft, also im Innenverhältnis. Gegenüber Dritten, also Vertragspartnern, hat eine solche Beschränkung keine rechtliche Wirkung. Es muss also unterschieden werden: der Geschäftsführer kann ein solches Geschäft vornehmen und die Gesellschaft rechtlich binden, obwohl er es nicht darf. Dies dient dem Schutz des Geschäftsverkehrs, der sich nicht jedes Mal über etwaige Beschränkungen der Vertretungsmacht informieren müssen soll. Auch hier gilt allerdings: keine Regel ohne Ausnahme – ist der Vertragspartner nicht schutzbedürftig, weil er die Überschreitung interner Beschränkungen kennt oder diese Überschreitung evident ist, kann er sich auf die unbeschränkbare Vertretungsmacht des Geschäftsführers nicht berufen. Die Voraussetzungen hierfür sind aber hoch.
* Gemeint sind Personen jeder Geschlechtsidentität. Um der leichteren Lesbarkeit willen wird im Beitrag die grammatikalisch männliche Form verwendet.
