11. Oktober 2010
Corporate / M&A

Serie: Basics Aufsichtsratssitzung (1)

Gleich, ob es sich um erfahrene Aufsichtsratsmitglieder handelt oder um Aufsichtsratsmitglieder, die zum ersten Mal das Amt des Aufsichtsrats ausüben: Die rechtlichen Rahmenbedingungen der deutschen Aufsichtsratssitzung führen ein Schattendasein. Details sind oft unbekannt. Dabei sind es immer wieder die gleichen Fragen, die uns gestellt werden. Dieser Blog erklärt Woche für Woche und Schritt für Schritt die Basics der Aufsichtsratssitzung. Verfolgen Sie den Blog und werden Sie ein Kenner der Materie. In unserem ersten Beitrag geht es um Fragen rund um die Einladung zu einer Aufsichtsratssitzung:  Wer lädt wie wann ein?

 

  • Wie oft muss eigentlich der Aufsichtsrat tagen?

Den Mindestturnus für die Einberufung des Aufsichtsrates bestimmt § 110 Abs.3 AktG. Danach muss der Aufsichtsrat mindestens zweimal im Kalenderhalbjahr zusammentreten. In nicht börsennotierten Gesellschaften kann der Aufsichtsrat beschließen, dass nur eine Sitzung im Kalenderhalbjahr abzuhalten ist, soweit die Satzung nicht anderes bestimmt.

  • Wer beruft ein?

Die Einberufung des Aufsichtsrats erfolgt durch dessen Vorsitzenden. Das Aktiengesetz sieht vor, dass jedes Aufsichtsratsmitglied oder der (Gesamt-)Vorstand unter Angabe von Zweck und Gründen verlangen kann, dass der Vorsitzende des Aufsichtsrates unverzüglich den Aufsichtsrat einberuft (§ 110 Abs. 1 Satz 1  AktG). Wird dem Verlangen nicht entsprochen, so kann das Aufsichtsratsmitglied oder der Vorstand unter Mitteilung des Sachverhalts und der Tagesordnung selbst den Aufsichtsrat einberufen.

  •  Welche Fristen und Formerfordernisse gibt es für die Einberufung?

Die Einzelheiten zur Einberufung des Aufsichtsrates werden regelmäßig in der Satzung oder der Geschäftsordnung niedergelegt. Es kann hier eine besondere Form vorgesehen sein, zum Beispiel schriftlich oder durch eingeschriebenen Brief. Fehlen Angaben hierüber, genügt auch eine mündliche oder telefonische Einberufung. Sinnvollerweise wird schriftlich eingeladen, so dass die Einladung dokumentiert ist.

Entscheidungsnotwendige Unterlagen, insbesondere der Jahresabschluss und der Prüfungsbericht, sind den Aufsichtsratsmitgliedern rechtzeitig zuzuleiten.

Auch die Einberufungsfrist kann geregelt werden. Dabei ist jedoch darauf zu achten, dass für den Fall, dass die Sitzung auf Verlangen einberufen wird, vorgesehen ist, dass die Sitzung binnen zwei Wochen nach Einberufung stattfindet (§ 110 Abs. 1 Satz 2 AktG). Ist die Einberufungsfrist nicht geregelt, wird überwiegend angenommen, dass die Sitzung grundsätzlich mit einer angemessenen Frist einberufen werden soll (in der Regel zwei Wochen vor der Sitzung).

Beim nächsten Mal in dieser Serie:  Wie muss die Einladung gestaltet sein?

Tags: Aktiengesetz Aufsichtsrat Aufsichtsratssitzung Basics Serie


Sybille Geitel
am 08.02.2012 um 12:18:36

Perfekte Zusammenstellung, perfekter Service – wenn wir nicht bereits Mandant wären, würde ich über einen Kanzlei-Wechsel nachdenken!

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