Zuwendungen bei der Einladung von Geschäftspartnern sind mit steuerlichen Risiken behaftet, die sich beim Empfänger wie beim Zuwendenden realisieren können.
Die Fußball-Europameisterschaft bietet auch im geschäftlichen Kontext einen willkommenen Anlass zur Kontaktpflege, sei es vor Ort, im Stadion oder beim gemeinsamen Public Viewing. Einladungen dienen als sog. Hospitality-Maßnahmen neben der Kontaktpflege aber auch der Begründung und dem Ausbau von wertvollen Geschäftsbeziehungen sowie der öffentlichen Repräsentation von Unternehmen. Die Einladung von Geschäftspartnern* im Rahmen der unternehmenseigenen Corporate Hospitality verursacht Werbe- oder Bewirtungskosten sowie Kosten für Geschenke, die steuerlich jeweils gesondert Berücksichtigung finden können, sofern die korrespondierenden Ausgaben betrieblich veranlasst und der Höhe nach angemessen sind. Das Zurverfügungstellen von Logenplätzen bei einem EM-Spiel an einem der zehn Austragungsorte in Deutschland ist als Hospitality-Maßnahme genauso betroffen wie das gesellige Beisammensein im Biergarten vor der großen Leinwand.
Risiko der Besteuerung des Eingeladenen
Zuwendungen im Rahmen einer Einladung führen beim Empfänger jedoch grundsätzlich zu steuerpflichtigen Einnahmen. Die Veranstaltung läuft so Gefahr, das erklärte Ziel der Kontaktpflege zu verfehlen, denn der Eingeladene muss die empfangenen Annehmlichkeiten im Nachhinein versteuern, sei es – bei Einladung des Unternehmensinhabers – als Entnahme oder – bei der Einladung von Angestellten der Kunden-Unternehmen – als Arbeitslohn von dritter Seite. Der Gesetzgeber hat hier mit § 37b EStG reagiert und für den Leistenden die Möglichkeit geschaffen, im Rahmen einer solchen Einladung die Steuerlast für den Empfänger zu übernehmen – quasi als Bestandteil der Zuwendung. Dabei kommt der günstige Pauschalsteuersatz von 30% in Ansatz, soweit die Aufwendungen den Betrag von 10.000,00 Euro pro Jahr und Empfänger bzw. für die einzelne Zuwendung nicht übersteigen (§ 37b Abs. 1 S. 3 EStG). Der Zuwendende sollte sich also schon im Vorfeld der Einladung bewusst machen, dass beim Empfänger das Thema der Besteuerung besteht und deshalb die Steuer für diesen übernehmen. Durch eine (gesetzlich auch vorgeschriebene) Information des Empfängers bspw. in einem beigefügten Einladungsschreiben mit dem Hinweis, dass der Einladende die anfallende Steuer übernimmt, wird für alle Beteiligten Rechtssicherheit geschaffen.
Die Möglichkeit der niedrigeren pauschalen Besteuerung kann auch für Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer in Anspruch genommen werden (§ 37b Abs. 2 S. 1 EStG), soweit sie beim Arbeitnehmer zu einkommensteuerpflichtigen Einkünften führen.
Abzug der Aufwendungen als Betriebsausgaben des Gastgebers
Betrieblich veranlasste Aufwendungen sind grundsätzlich als Betriebsausgaben abzugsfähig (§ 4 Abs. 4 EStG). Eine betriebliche Veranlassung liegt vor, wenn die Aufwendungen mit dem Betrieb des Unternehmens tatsächlich oder wirtschaftlich in Zusammenhang stehen und dazu bestimmt sind, diesem zu dienen. Privat veranlasste Aufwendungen, etwa an Freunde und Familienmitglieder, sind steuerlich nicht abzugsfähig (§ 12 Nr. 1 EStG). Die Einladung von Geschäftspartnern und eigenen Beschäftigten wird nach Ansicht der Finanzverwaltung regelmäßig als betrieblich veranlasst anzusehen sein. Als Nachweis der betrieblichen Veranlassung gegenüber dem Finanzamt genügt, wenn die Einladung für jeden Teilnehmer (aus der sich die betriebliche Veranlassung ergibt) zu den Buchungsunterlagen genommen wird und sich aus ihr der geschäftsbezogene Charakter ergibt (BMF-Schreiben vom 11. Juli 2006 – IV B 2 – S 2144 – 53/06 (BStBl I S. 447)). Gleichwohl können im Einzelfall private Aspekte der Einladung unter Wertungsgesichtspunkten einen prägenden Charakter erlangen und die Möglichkeit zum Betriebsausgabenabzug entfallen lassen. Hier ist Augenmaß und Gespür für das Machbare gefragt.
Abzugsfähigkeit von Werbekosten, Bewirtung und Geschenken
Die Höhe der Abzugsfähigkeit richtet sich nach der Art der Leistung. Die Gesamtaufwendungen einer Einladung entfallen in der Regel anteilig auf die Kosten des Zutritts zur Sportveranstaltung, die Bewirtungskosten sowie Ausgaben für Werbeleistungen, wie etwa Flyer und bedruckte Banner. Werbekosten sind in vollem Umfang abzugsfähig, Aufwendungen für die Bewirtung ertragsteuerlich dagegen nur zu 70 % (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG). Die Kosten des Tickets sind als Geschenk an den Gast nur abzugsfähig, wenn sie den Wert von 50 Euro nicht übersteigen (§ 4 Abs. 5 S. 2 EStG). Der Gegenwert des Geschenks wird aber regelmäßig höher sein, sodass das Eintrittsgeld im Ganzen nicht abzugsfähig ist.
Von entscheidender Bedeutung für den Zuwendenden ist daher, wie sich die Gesamtkosten der Einladung zusammensetzten. Der Nachweis über die Aufteilung der Kosten gelingt – gerade bei der Buchung eines Pauschalpakets in der Sport- oder Veranstaltungsstätte – nicht immer trennscharf, sodass die Finanzverwaltung die Höhe der Aufwendungen im Verhältnis zur Gesamtsumme sachgerecht schätzt. Dabei können unterschiedliche Verfahren zum Ansatz kommen (BFH, Urteil vom 23. November 2023 – VI R 15/21). Für die Überlassung eines Platzes in einer VIP-Loge im „Gesamtpaket″ mit Werbungs- und Bewirtungsleistungen nimmt die Finanzverwaltung der Einfachheit halber für Werbung, Bewirtung und Eintritt eine Aufteilung im Verhältnis 40:30:30 vor (BMF-Schreiben vom 22. August 2005 – IV B 2 – S 2144 – 41/05 (BStBl 2005 I S. 845)). Die Vereinfachungsregel findet keine Anwendung, wenn im Gesamtbetrag der Aufwendungen z.B. nur die Werbekosten und der Ticketpreis enthalten sind, für die Bewirtung aber eine Einzelkostenabrechnung vorliegt. Für diese Fälle ist ein anderer angemessener Aufteilungsmaßstab zu finden. Für sog. „Business-Seats″, also Sitzplätze im Stadion mit Bewirtung aber ohne Werbeleistungen, gilt eine Aufteilung im Verhältnis 50:50 (BMF-Schreiben vom 11. Juli 2006 – IV B 2 – S 2144 – 53/06 (BStBl 2006 I S. 447)). Dabei handelt es sich jeweils um Richtgrößen, die eine sachgerechte Schätzung ermöglichen sollen. Der Steuerpflichtige kann eine andere Aufteilung seiner Aufwendungen geltend machen, wenn er dem Finanzamt entsprechende Nachweise vorlegt.
Abzug von Aufwendungen zugunsten der eigenen Arbeitnehmer
Das Eintrittsgeld, das bei einer Sportveranstaltung auf die eigenen Beschäftigten entfällt, ist vollumfänglich abzugsfähig, sofern die Teilnahme überwiegend betrieblich veranlasst ist. Daher ist eine detaillierte Tätigkeitsbeschreibung zu den Unterlagen zu nehmen. Diese ist dem Finanzamt bei Bedarf vorzulegen. Betriebliche Tätigkeiten umfassen zum Beispiel das Verteilen von T-Shirts, Flyern oder anderen Werbeträgern an die teilnehmenden Gäste. Bewirtungen, die der Steuerpflichtige seinen Arbeitnehmern gewährt, gelten als betrieblich veranlasst und unterliegen mithin nicht der Abzugsbeschränkung des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG. Sie sind als Betriebsausgaben voll abzugsfähig (§ 4 Abs. 4 EStG). Davon zu unterscheiden ist die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass, an der Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen lediglich teilnehmen – so zum Beispiel bei der Einladung anlässlich eines Geschäftsabschlusses, bei dem die Geschäftspartner des ausrichtenden Unternehmens und eigene Angestellte teilnehmen. Hier greift die gesetzliche Abzugsbeschränkung auch für den Teil der Aufwendungen, die auf die Bewirtung der teilnehmenden Arbeitnehmer entfällt (BMF-Schreiben vom 22. August 2005 – IV B 2 – S 2144 – 41/05 (BStBl 2005 I S. 845; § 4Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG).
Für Einladung im Rahmen von Corporate Hospitality muss das steuerpflichtige Unternehmen somit darlegen und den Nachweis liefern, dass die Teilnahme der eigenen Arbeitnehmer unter Genuss von Bewirtungsleistungen nicht lediglich bei Gelegenheit der Einladung eines Kunden-Unternehmens erfolgte, sondern betrieblich veranlasst war.
Umsatzsteuerliche Behandlung – Vorsteuerabzug
Auch die richtige umsatzsteuerliche Erfassung von Leistungen, die im Rahmen einer Einladung fließen, ist nicht trivial. Bucht der Einladende die Leistungen im Paket, akzeptiert die Finanzverwaltung auch hier aus Vereinfachungsgründen eine sachgerechte quotale Aufteilung der Leistungen. Sofern das ausrichtende Unternehmen eine andere Zuordnung nicht nachweisen kann, geht die Finanzverwaltung von einer je hälftigen Aufteilung der Aufwendungen für Eintrittsberechtigung und Bewirtung auf Geschäftsfreunde und auf eigene Beschäftigte aus (BMF-Schreiben vom 28. November 2006 – IV A 5 – S 7109 – 14/06 (BStBl 2006 I S. 791)).
Da die unentgeltliche Bewirtung von Kunden und anderen Geschäftspartnern eine unentgeltliche sonstige Leistung aus unternehmerischen Gründen darstellt, ist sie nicht steuerbar (vgl. § 3 Abs. 9a Nr. 2 Alt. 1 UStG).
Besonderheiten bestehen weiter bei Zuwendungen an eigene Beschäftigte. Diese sind in der Regel als unentgeltliche Wertabgaben (§ 3 Abs. 9a Nr. 2 Alt. 2 UStG) zu qualifizieren und unterliegen damit der Umsatzsteuer (BMF-Schreiben vom 28. November 2006 – IV A 5 – S 7109 – 14/06 (BStBl 2006 I S. 791)). Bloße Aufmerksamkeiten des Arbeitgebers unterfallen dabei aber nicht der Umsatzsteuer. Als solche sind z.B. Bewirtungsleistungen bis zu einem Gegenwert von 60 Euro anzusehen (Abschnitt 1.8 Abs. 3 UStAE). Liegt die Zuwendung im überwiegenden betrieblichen Interesse, entfällt die Umsatzsteuer ebenfalls. Dabei ist die Angemessenheit der Bewirtungsaufwendungen aber zu wahren. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang auch, dass Verpflegungsleistungen bei einem Gegenwert von über 60 Euro lohnsteuer- und sozialversicherungspflichten Arbeitslohn darstellen (R 19.6 Abs. 2 LStR). Insoweit sind die Regelungen zur Lohn- und Umsatzsteuer nicht deckungsgleich.
Ein Vorsteuerabzug ist unter den allgemeinen Voraussetzungen des § 15 UStG zulässig: Bei Zuwendungen an Beschäftigte ist diese jedoch mangels Unternehmereigenschaft nicht möglich, es sei denn, die Zuwendung liegt im überwiegenden betrieblichen Interesse. Für Leistungen, die der Gastgeber im Zusammenhang mit der Einladung von Geschäftspartnern anfordert, ist er grundsätzlich zum Vorsteuerabzug berechtigt (§ 15 Abs. 1 UStG), bei Bewirtungskosten aber nur, soweit diese angemessen sind (§ 15 Abs. 1a S. 2 UstG) – dann aber in voller Höhe und nicht nur bis zur einkommensteuerrechtlichen Marke von 70 %. Den Vorsteuerabzug hindert nicht, dass der Vorgang nicht der Umsatzsteuer unterfällt. Vorsteuerbeträge, die auf Geschenke an Geschäftspartner entfallen – sprich: die Einladung zu einem Fußballspiel der EM – sind regelmäßig wegen Überschreitens der 50 Euro-Grenze nicht abziehbar (§ 15 Abs. 1a S. 1 UStG). Eine Qualifikation als unentgeltliche Wertabgabe nach § 3 Abs. 9a UStG mit der Folge, dass der Gastgeber zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, kommt nicht in Betracht, weil die Gründe für die Zuwendung nicht außerhalb des Unternehmens liegen (BMF-Schreiben vom 28. November 2006 – IV A 5 – S 7109 – 14/06 (BStBl 2006 I S. 791)).
Schnittstelle zur Korruption: Lange Verjährungsfristen bei Steuerhinterziehung
Einladungen im geschäftlichen Bereich sind strafrechtlich sensibel, wenn sie – jenseits der Kontaktpflege im geschäftlichen Bereich und der Repräsentation des Unternehmens nach außen – als Gegenleistung für eine spätere bevorzugte Behandlung bei der Auftragsvergabe oder zur Erlangung eines konkreten Vorteils im geschäftlichen Verkehr ausgesprochen werden. Entsprechende Zuwendungen sind steuerlich auch nicht abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 10 EStG). Zu beachten ist in diesem Zusammenhang: auch wenn Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr (§ 299 StGB) zwar „bereits“ nach fünf Jahren verjährt (§ 78 Abs. 3 Nr. 4 StGB), wird üblicherweise zugleich eine Steuerhinterziehung begangen (§ 370 AO). Strafrechtlich beträgt die Verjährung bei kleineren Beträgen zwar ebenfalls nur fünf Jahre, jedoch beträgt die steuerliche Festsetzungsfrist für die Steuerhinterziehung 10 Jahre (§ 169 Abs. 2 S. 2 AO). Bei Steuerhinterziehung im besonders schweren Fall beträgt die Frist zur Verfolgungsverjährung und – korrespondierend – die Frist zur Steuerfestsetzung sogar 15 Jahre (§ 376 Abs. 1 Hs. 1 i.V.m. § 171 Abs. 7 AO). Insofern ist von einem leichtfertigen Umgang mit Einladungen ohne Einbeziehung von Fachleuten dringend abzuraten. Fehler haben schon so Manchen die Karriere gekostet.
* Gemeint sind Personen jeder Geschlechtsidentität. Um der leichteren Lesbarkeit willen wird im Beitrag die grammatikalisch männliche Form verwendet.
