Durch die COVID-19-Pandemie wird die Frage nach elektronischen Signaturen lauter – auch im englischen Recht. Wir beleuchten Möglichkeiten und Fallstricke.
Die COVID-19 Pandemie hat die Geschäftswelt gezwungen, alltägliche Abläufe anzupassen. Darunter auch die Frage, ob Dokumente wie z.B. Gesellschafterbeschlüsse statt in Person auch elektronisch unterzeichnet werden können. Dies hängt unter anderem von der Art des Dokuments und der Form der zu verwendenden elektronischen Signatur ab.
Die Frage nach elektronischen Signaturen stellt sich im Grunde bei jeder Unterzeichnung von dem englischen Recht unterliegenden Verträgen, Urkunden sowie bei anderen gesellschaftsrechtlich relevanten Dokumenten englischer Limited Unternehmen wie z.B. Vorstandsprotokolle und Gesellschafterbeschlüsse.
Bei einfachen Verträgen ist eine elektronische Signatur mangels Formerfordernis grundsätzlich möglich
Da es keine gesetzlichen Formerfordernisse gibt, besteht nach englischem Recht keine Notwendigkeit ,Verträge in einer bestimmten Form zu unterzeichnen. Ein Vertrag kann von daher durch eine elektronische Signatur abgeschlossen werden. Um auf der sicheren Seite zu sein, können Anbieter wie DocuSign oder HelloSign verwendet werden. Diese identifizieren anhand der IP Adresse, wer wann ein Dokument unterzeichnet hat. Dies kann besonders von Vorteil sein, wenn mehrere Parteien einen Vertrag unterzeichnen sollen.
Das gleiche gilt im deutschen Recht, auch hier können Verträge, für die keine gesonderten Formanforderungen gelten, grundsätzlich auch elektronisch signiert werden – sogar mit einer einfachen elektronischen Signatur wie einer eingescannten Unterschrift oder selbst mit einem bloßen eingetippten Namenszug.
Selbst wenn im deutschen Recht für einen Vertrag die Schriftform vorgesehen ist, kann diese nach § 126a BGB durch die elektronische Form, das heißt ein elektronisches Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur im Sinne der eIDAS-Verordnung, ersetzt werden. Achtung: Hiervon gibt es jedoch im Gesetz auch Ausnahmen – manche Normen sehen ausdrücklich eine Schriftform vor, bei der die elektronische Form ausgeschlossen ist, z.B. bei der Kündigung von Arbeitsverhältnissen.
Bei Urkunden ist nach englischem Recht eine elektronische Signatur eingeschränkt möglich – im deutschen Recht aufgrund notarieller Beurkundung nicht
Unter englischem Recht erfordern bestimmte Rechtsgeschäfte – wie z.B. die Erteilung einer Vollmacht – die Schriftform. Anders im deutschen Recht: Hieri gilt bei Vollmachten grundsätzlich Formfreiheit. Gerade im Gesellschaftsrecht bestehen hiervon jedoch Ausnahmen. So muss beispielsweise nach § 2 GmbHG der Gesellschaftsvertrag notariell beurkundet werden, ebenso die Vollmacht, falls die Unterzeichnung des Gesellschaftsvertrags durch eine bevollmächtigte Person erfolgen soll. Die Benutzung von elektronischen Signaturen kommt damit für diese Art Rechtsgeschäft nicht in Frage.
Die englische Law Society hat 2016 einen Leitfaden bezüglich der Verwendung elektronischer Signaturen (oder E-Signaturen) veröffentlicht. Hiernach kann eine Urkunde von einer Gesellschaft unter den folgenden Voraussetzungen rechtsgültig mit einer elektronischen Unterschrift ausgeführt werden:
- durch zwei Geschäftsführer, die die Urkunde unterzeichnen (unter Verwendung einer elektronischen Signatur oder einer anderen akzeptablen Methode), entweder als Gegenstück oder dadurch, dass ein Geschäftsführer unterschreibt, gefolgt von dem anderen, der seine Unterschrift der gleichen Version (elektronisch oder in Papierform) der Urkunde hinzufügt; oder
- durch eine elektronische Unterschrift eines Geschäftsführers, die durch einen Zeugen, der tatsächlich anwesend ist, beglaubigt wird. Der Zeuge muss bestätigen, dass er oder sie bei der elektronischen Unterzeichnung anwesend war. Die Bestätigung erfolgt durch eine elektronische Signatur des Zeugen.
Einer Privatperson ist es ebenfalls erlaubt, eine Urkunde durch eine elektronische Unterschrift bei Anwesenheit eines Zeugen auf die gleiche Weise rechtsgültig zu unterzeichnet.
Vorstandsprotokolle und schriftliche Gesellschafterbeschlüsse können mit wenigen Ausnahmen elektronisch unterzeichnet werden
Vorstandsprotokolle und schriftliche Gesellschafterbeschlüsse einer englischen Limited können unter den folgenden Voraussetzungen rechtsgültig per E-Mail und E-Signatur unterzeichnet werden, wenn sie nach Unterzeichnung:
- in Papier oder elektronischer Form von oder im Namen der Person, die sie unterzeichnet hat, versandt oder übergeben werden, oder
- in elektronischer Form versandt werden, vorausgesetzt, dass die Identität des Absenders von der Gesellschaft bestätigt wird. Alternativ kann die E-Mail eine Erklärung über die Identität des Absenders enthalten wie z.B. eine Emailsignatur, so dass die Gesellschaft diese nicht in Frage stellt.
Im deutschen Recht besteht grundsätzlich gar keine Pflicht, Gesellschafterversammlungen zu protokollieren, auch wenn dies aus praktischen Gründen in der Regel erfolgt. Das Gesetz sieht daher auch keine Formvorschriften für eine etwaige Protokollierung vor – hier sind die Gesellschafter frei, im Gesellschaftsvertrag selbst Formvorschriften für die Protokolle vorzusehen oder davon abzusehen.
Etwas anders stellt sich die Lage für Gesellschafterbeschlüsse dar, die die Satzung der Gesellschaft ändern oder Maßnahmen nach dem Umwandlungsgesetz enthalten – sie müssen nach § 53 Abs. 2 GmbHG stets notariell beurkundet werden.
Checkliste für elektronische Unterschriften im englischen Rechtsverkehr
- Besteht ein Grund, dass eine elektronische Signatur für das zu unterzeichnende Dokument nicht gültig ist?
- Muss eine bestimmte Form der elektronischen Signatur verwendet werden, z.B. eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur, damit diese gültig ist?
- Welches E-Signatur-System wird verwendet? Falls eine E-Signatur-Plattform verwendet werden soll, wird dazu geraten, eine zusätzliche Sicherheitsfunktion, wie z.B. die Zwei-Faktor-Authentifizierung, zu verwenden.
- Falls eine E-Signatur-Plattform wie DocuSign oder HelloSign verwendet wird, übernimmt eine Partei die Koordination der Unterzeichnung und verschickt Einladungen an die anderen Unterzeichner. Zu klären sind die folgenden Fragen: Wer ist verantwortlich für die Einladungen? Wenn Anwälte an der Transaktion beteiligt sind, welche Kanzlei übernimmt die Führung? Dies sollte im Voraus geklärt werden.
- Muss im Vertrag oder Dokument aufgenommen werden, wann es in Kraft tritt?
- Was dient als Unterschriftsbeweis? E-Signatur-Plattformen stellen in der Regel hierfür ein Zertifikat aus.
Fazit: Ob elektronischer Signaturen möglich sind, hängt von den Formvorschriften ab
Vor Nutzung elektronischer Signaturen sollte immer genau geprüft werden, welche Art von Dokument unterzeichnet wird und ob es entgegenstehende Formvorschriften gibt, die die elektronische Form ausschließen oder unter zusätzliche Bedingungen stellen. Insbesondere zwischen dem deutschen und dem englischen Recht gibt es hier wesentliche Unterschiede! Wenn die Zulässigkeit geklärt ist, steht einer Benutzung im Rechtsverkehr nichts entgegen. Wir empfehlen jedoch bei der Beschäftigung mit der elektronischen Signatur die Services einer E-Signatur Plattform in Anspruch zu nehmen, die zusätzliche Sicherheit bietet.
Zum Thema elektronische Signaturen im Kontext von Vertragsschlüssen gibt es von CMS auch einen Expert Guide, der die Rechtslage in verschiedenen Jurisdiktionen beleuchtet: CMS Expert Guide to e-signatures in commercial contracts.
