Einfach und klar: So erfüllen Arbeitgeber ihre Meldepflichten nach dem AufenthG.
Das Aufenthaltsgesetz (AufenthG) enthält verschiedene Informations- und Hinweispflichten für Arbeitgeber*. Klingt kompliziert? Keine Sorge! Die meisten dieser Pflichten lassen sich mit einfachen Prozessen und klaren Strukturen problemlos in den Arbeitsalltag integrieren. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche Meldepflichten es gibt und wie Sie diese mühelos erfüllen können – für eine reibungslose Zusammenarbeit mit den Ausländerbehörden und maximale Rechtssicherheit.
Mitteilungspflicht bei vorzeitiger Beendigung der Beschäftigung (§ 4a Abs. 5 S. 3 Nr. 3 AufenthG) – Einfach erledigt: Die 4-Wochen-Frist für Kündigungen
Die wohl bekannteste Pflicht ergibt sich aus § 4a Abs. 5 S. 3 Nr. 3 AufenthG – und sie ist überraschend einfach zu erfüllen: Als Arbeitgeber müssen Sie der zuständigen Ausländerbehörde innerhalb von vier Wochen mitteilen, wenn die Beschäftigung eines ausländischen Mitarbeiters vorzeitig endet. Das ist alles!
Wann gilt das? Die Pflicht betrifft Aufenthaltstitel nach den §§ 18a–19f AufenthG, also insbesondere die Blaue Karte EU, die ICT-Karte und andere Fachkräftetitel. Gut zu wissen: Titel nach § 20 und § 21 AufenthG sind nicht erfasst – hier müssen Sie nichts melden.
Was ist „vorzeitig“? Nur wenn das Arbeitsverhältnis früher endet als ursprünglich geplant, müssen Sie aktiv werden. Eine regulär beendete Befristung müssen Sie also nicht melden. Einfach zu merken: Nur bei Überraschungen wird’s relevant!
Wie schnell müssen Sie handeln? Keine Hektik: Bei Kündigungen beginnt die Frist erst mit der rechtlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu laufen – im Fall einer Kündigungsschutzklage sogar erst mit der Beendigung des Verfahrens durch einen Vergleich oder ein klageabweisendes Urteil. Bekanntermaßen steht erst dann fest, dass das Arbeitsverhältnis tatsächlich endet.
Praxis-Tipp: Richten Sie in Ihrem Personalverwaltungssystem eine einfache Erinnerung ein: Bei Kündigung eines ausländischen Mitarbeiters mit relevantem Aufenthaltstitel → automatisch Erinnerung für die Meldefrist in 4 Wochen setzen. Fertig!
Informationspflicht gegenüber dem Arbeitnehmer bei Anwerbung aus dem Ausland (§ 45c AufenthG) – Neu seit 2026: Ein einfacher Hinweis, der viel bewirkt
Seit dem 1. Januar 2026 gibt es eine neue, aber sehr einfach zu erfüllende Pflicht: Wenn Sie einen Mitarbeiter aus dem Ausland anwerben, müssen Sie ihm auf einfache Weise Beratungsmöglichkeiten aufzeigen. Klingt nach Aufwand? Ist es aber nicht!
Was genau müssen Sie tun? Einfach die Kontaktdaten der nächstgelegenen Beratungsstelle mitteilen – das war’s! Der Hinweis muss bis zum ersten Arbeitstag in Textform erfolgen (E-Mail reicht also völlig).
Gut zu wissen: Wenn Sie über eine grenzüberschreitende Vermittlung rekrutieren, müssen Sie nichts tun – dann hat der Vermittler schon alles geregelt.
Praxis-Tipp: Bereiten Sie eine Standard-E-Mail-Vorlage mit den Kontaktdaten der lokalen Beratungsstellen vor. Alternativ können Sie der E-Mail auch das jeweils gültige Informationsblatt in der betreffenden Sprache anhängen. Bei jeder Einstellung aus dem Ausland einfach die Vorlage anpassen und versenden – in 2 Minuten erledigt!
Mitteilungspflicht der Niederlassung im EU-Ausland beim Arbeitnehmer-Transfer (§ 19a Abs. 1 S. 1 und 2 AufenthG) – EU-Transfer ohne Aufenthaltstitel: Eine einfache Mitteilung genügt
Schön, wenn es einfach geht: Bei unternehmensinternen Transfers innerhalb der EU (max. 90 Tage) brauchen Ihre Mitarbeiter oft keinen deutschen Aufenthaltstitel. Voraussetzung ist nur eine einfache Mitteilung der ausländischen Niederlassung an das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge.
Wie geht’s? Die ausländische Niederlassung teilt einfach mit, dass ein Mitarbeiter nach Deutschland wechseln wird – und legt die erforderlichen Unterlagen vor. Das war’s schon! Der Vorteil: Der Mitarbeiter kann sofort ohne zusätzlichen Aufenthaltstitel starten.
Praxis-Tipp: Erstellen Sie eine Checkliste für die erforderlichen Unterlagen und einen Standardtext für die Mitteilung. So kann jede Niederlassung im EU-Ausland den Prozess schnell und fehlerfrei abwickeln.
Anzeigepflicht bei Änderungen der Aufenthaltsvoraussetzungen (§ 19b Abs. 7 AufenthG) – Mobiler-ICT-Karte: Bei Änderungen einfach melden
Bei der Mobiler-ICT-Karte für Führungskräfte, Spezialisten und Trainees gilt: Ändert sich etwas Wesentliches, einfach innerhalb einer Woche melden. Klingt nach Stress? Ist es aber nicht!
Was ist zu tun? Ihre deutsche Niederlassung muss der Ausländerbehörde nur relevante Änderungen mitteilen – zum Beispiel wenn sich die Position oder die Gehaltsbedingungen ändern. Ein kurzes Schreiben oder eine E-Mail reicht völlig aus.
Praxis-Tipp: Dokumentieren Sie die relevanten Voraussetzungen bei Erteilung der Karte gleich mit. Bei Änderungen haben Sie dann alle Informationen parat und können die Meldung in wenigen Minuten erledigen.
Mitteilungspflicht bei Ausbildungsabbruch (§ 16g Abs. 4 AufenthG) –Ausbildungsabbruch: Eine kurze Meldung genügt
Auch Bildungseinrichtungen haben eine einfache Meldepflicht: Wenn eine Ausbildung mit Aufenthaltserlaubnis nach § 16g vorzeitig endet, muss die Ausländerbehörde informiert werden. Das gilt für Ausbildungsbetriebe, Berufsfachschulen und ähnliche Einrichtungen.
Wie einfach ist das? Eine kurze schriftliche oder elektronische Mitteilung – fertig!
Praxis-Tipp: Integrieren Sie diese Meldepflicht in Ihre bestehenden Prozesse für Ausbildungsende. Ein zusätzlicher Klick im System oder eine Standard-E-Mail-Vorlage genügt völlig.
Mitteilungspflicht bei Beendigung der Ausbildung eines geduldeten Ausländers (§ 60c Abs. 5 AufenthG) – Ausbildungsduldung: Bei Abbruch einfach melden
Bei der Ausbildungsduldung nach § 60c gilt: Wird die Ausbildung abgebrochen, muss der Betrieb dies unverzüglich mitteilen. Warum? Weil sonst die Duldung erlischt. Aber keine Sorge – die Meldung ist kinderleicht!
Was genau? Eine kurze Mitteilung an die Ausländerbehörde, dass die Ausbildung nicht mehr betrieben wird. Die genauen Inhalte stehen in § 60c Abs. 5 S. 2 – aber im Grunde reicht eine kurze Information mit den wesentlichen Daten.
Praxis-Tipp: Haben Sie eine Standard-Vorlage für solche Meldungen parat. So können Sie auch in stressigen Situationen schnell und korrekt reagieren.
Mitteilungspflicht bei Beendigung der Beschäftigung (§ 60d Abs. 3 S. 3 AufenthG) – Beschäftigungsuldung: Innerhalb von zwei Wochen melden
Bei der Beschäftigungsduldung nach § 60d gilt: Endet das Arbeitsverhältnis, müssen Sie das innerhalb von zwei Wochen mitteilen. Klingt nach knapper Frist? Ist aber gut machbar!
Was müssen Sie angeben? Einfach den Beendigungszeitpunkt, Name, Vorname und Staatsangehörigkeit des Mitarbeiters. Das war’s schon! Die Meldung kann schriftlich oder elektronisch erfolgen.
Praxis-Tipp: Setzen Sie sich eine Erinnerung, sobald Sie von der Beendigung erfahren. In den meisten Personalverwaltungssystemen lässt sich das automatisieren – so geht nichts vergessen.
Mitteilungspflicht bei Arbeitgeberwechsel von Inhabern der Blauen Karte EU (§ 82 Abs. 1 Satz 6 AufenthG) – Blaue Karte EU: Jobwechsel? Einfach mitteilen!
Eine wichtige, aber sehr einfach zu erfüllende Pflicht betrifft Inhaber der Blauen Karte EU: In den ersten zwölf Monaten seit Aufnahme der Beschäftigung müssen sie jeden Arbeitgeberwechsel und relevante Änderungen der Ausländerbehörde mitteilen.
Was bedeutet das für Sie als Arbeitgeber? Wenn Sie einen Mitarbeiter mit Blauer Karte EU einstellen, der in den ersten 12 Monaten seinen Job wechselt, sollte er dies melden. Als neuer Arbeitgeber können Sie ihn dabei unterstützen, indem Sie ihn auf diese Pflicht hinweisen.
Praxis-Tipp: Weisen Sie neue Mitarbeiter mit Blauer Karte EU bei Einstellung freundlich auf diese Pflicht hin und lassen Sie sich eine Kopie der Meldung für die Personalakte vorlegen. Ein kurzer Hinweis im Onboarding-Prozess genügt – so sind beide Seiten auf der sicheren Seite.
Fazit und praktische Empfehlungen
Wie Sie sehen: Die Informations- und Hinweispflichten nach dem AufenthG sind zwar vielfältig, aber mit den richtigen Prozessen ganz einfach zu erfüllen. Die gute Nachricht: Die meisten Pflichten lassen sich mit Standardvorlagen, klaren Abläufen und minimalen Aufwand in den Arbeitsalltag integrieren.
So meistern Sie die Meldepflichten mühelos – unsere Top-Empfehlungen:
- Checklisten erstellen: Legen Sie einfache Checklisten für die verschiedenen Meldepflichten an. Das hilft, nichts zu vergessen und macht den Prozess transparent.
- Vorlagen nutzen: Erstellen Sie Standardvorlagen für häufige Meldungen. Einmal eingerichtet, sparen Sie bei jeder Meldung wertvolle Zeit.
- Digitale Erinnerungen: Nutzen Sie Ihr Personalverwaltungssystem für automatische Erinnerungen. Moderne Systeme können solche Meldefristen einfach überwachen.
- Kleine Schulung, große Wirkung: Ein kurzes Training für das Personalteam reicht oft aus, um alle Prozesse sicher zu beherrschen.
- Positiver Ansatz: Sehen Sie diese Pflichten nicht als Last, sondern als Chance für eine reibungslose Zusammenarbeit mit den Behörden. Gut informierte Behörden bedeuten weniger Rückfragen und schnellere Bearbeitung.
Fazit: Mit etwas Vorbereitung und klaren Strukturen sind alle Meldepflichten nach dem AufenthG problemlos zu erfüllen. Sie schaffen damit nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch eine vertrauensvolle Basis für die Beschäftigung internationaler Fachkräfte.
* Gemeint sind Personen jeder Geschlechtsidentität. Um der leichteren Lesbarkeit willen wird im Beitrag die grammatikalisch männliche Form verwendet.
