30. November 2021
Legal Project Management
Service Corporate / M&A

Legal Project Management – Was? Wie? Warum?

Ohne Legal Project Management wird es nicht mehr gehen. Rechtsberatung ist nicht mehr nur Jura. Rechtliche Expertise setzt der Mandant voraus, macht ihn aber nicht mehr happy. Er fordert Transparenz, Effizienz und vor allem Service.

Mandate werden komplexer, schneller und anspruchsvoller. Oft haben sie immense strategische Bedeutung für den Mandanten. Das gilt vor allem für M&A Transaktionen, Börsengänge, Compliance-Projekte, Kartellschadensersatzklagen, Refinanzierungen, Restrukturierungen, Personalabbau und gerichtliche Massenverfahren.

Spiegelbildlich zu ihren Chancen stehen in solchen Projekten ähnlich große wirtschaftliche, finanzielle und rechtliche Risiken sowie Ansehen und Reputation auf dem Spiel. In diesem Bewusstsein fordern Mandanten mehr Transparenz und Planbarkeit. Sie wollen – häufig bereits vor Vergabe des Mandats – wissen, was auf sie zukommt: Wie sieht der Prozess aus? Welche Milestones sind erforderlich? Welche Beratungskosten müssen budgetiert werden? Wo liegen Risiken? Welche Teams werden das Mandat bearbeiten? Wie sieht die Zusammenarbeit aus?

The One-Man-Show is over

Zudem verlangen Mandanten Budgettreue und Effizienz. Was vor zehn Jahren noch Rocket Science war, kann der erfahrene Mandant von heute als Commodity wahrnehmen. Teure Partnerstunden können dafür nicht mehr abgerechnet werden. So kommen immer mehr Associates, Wirtschafts- und Projektjuristen sowie Legal Tech zum Einsatz. Vor allem umfangreiche Recherche- und Analysearbeiten sowie repetitive Tätigkeiten – wie in Großmandaten üblich – können damit schneller, günstiger und effizienter ausgeführt werden. 

Im Ergebnis heißt das: The One-Man-Show is over! Arbeitsteilung wird zur Pflicht. Zahlreiche interne und externe Schnittstellen sind die Folge. Um Informations- und Reibungsverluste zu vermeiden, verlangen Schnittstellen nach permanenter Abstimmung und verständlicher Kommunikation.     

Auch will kein Mandant warten. Weder auf einen Rückruf oder die Beantwortung seiner Anfrage noch auf einen Besprechungstermin mit dem Anwalt seines Vertrauens. Der Mandant will sich wohlfühlen und verstanden wissen. Er schätzt klare Kommunikation, vorausschauendes Denken und Handeln sowie kleine intelligente „Aufmerksamkeiten“, die seine Arbeit erleichtern und für ihn nützlich sind. 

Um diese gestiegenen Anforderungen zu erfüllen, reicht juristische Expertise allein nicht mehr aus. Erfolgreiche Rechtsberatung braucht eingespielte Teams, effiziente und sichere Prozesse, intelligente Logistik (wie Billing, PR und Business Intelligence) sowie leistungsfähige und benutzerfreundliche Legal Tech-Lösungen. Um Teams, Prozesse, Logistik und Legal Tech zu einer funktionierenden Einheit zusammenzuführen, ist aktives Management nötig. Für uns Rechtsberater heißt das Legal Project Management – kurz: LPM.

Ein ausgefeiltes LPM hilft dem Anwalt und Mandanten

LPM „arbeitet“ an der Schnittstelle von Jura, BWL und Management sowie Legal Tech. Es bietet Instrumente, Werkzeuge und Techniken, um Teams, Prozesse, Logistik und Legal Tech zu planen und zu steuern, damit die Ziele des Mandanten effizient erreicht und damit zusammenhängende Risiken minimiert werden. Es ist mandanten-, projekt- und zukunftsorientiert und begleitet das gesamte Mandat/Projekt. Seine Maßnahmen setzen im anwaltlichen „Maschinenraum“ an, um dort das Zusammenwirken zu optimieren und in Vortrieb zu verwandeln – sowohl zum Vorteil des Mandanten als auch zum eigenen Nutzen des Rechtsberaters. Als Querschnittsthema ist es groß und mächtig. LPM wird die anwaltliche Beratung in den nächsten Jahren spürbar verändern und nachhaltig prägen. 

Entlang dem typischen Projektverlauf (bestehend aus Vorbereitung, Planung, Steuerung, Abschluss) treten vor allem folgende Tätigkeiten immer wieder auf:

  • Mandant und Mandat im Vorfeld analysieren
  • Kapazitäten, Ressourcen und Budget planen
  • Step Plan und Timeline aufsetzen
  • Workflow entwerfen 
  • Set-up aufsetzen und Team briefen
  • Milestones, Fristen und KPIs überwachen
  • Risiken analysieren und Gegenmaßnahmen entwickeln
  • „Feuerwehreinsätze“ fahren
  • Projekte auswerten

Doch wie geht LPM? 

Im Jurastudium hat man so etwas nicht gelernt. Im Referendariat auch nicht. Wer neugierig und aufmerksam ist, kann von Mentoren, Kollegen und Mandanten einiges lernen, schlussfolgern und mitnehmen. 

Das ist sicherlich und unbestritten ein guter Anfang. Wer jedoch tiefer in das Universum LPM einsteigen will, um seine Beratung nach vorn zu bringen, muss sich intensiver mit der Materie beschäftigen. Dieser Blog reicht dafür natürlich nicht aus. Gleichwohl gibt es ein paar übergeordnete Gedanken, mit denen man beginnen könnte, um einen schnellen Einstieg in das Thema zu finden sowie ebensolche Optimierungen in seinen Projekten umzusetzen:

  • Frühzeitig starten
  • Immer zwei Schritte voraus sein
  • Bewusst fragen und zuhören
  • Zwischen den Zeilen lesen
  • Planungen festhalten
  • Entwicklungen in Szenarien antizipieren
  • Aktives Kommunizieren
  • Teams verständlich briefen – Information Overkill vermeiden
  • Feedback von unterschiedlichen Personen einholen
  • Kontinuierliches Monitoring

Dahinter steht eine einfache Kernbotschaft: Häufiger die Perspektive wechseln (Wie denkt der Mandant? Wie sieht das der Teamkollege?) und aktiv nach vorn schauen.

Mehr zum Thema bietet das neue Buch Legal Project Management – Vom Mandat zum erfolgreichen Project. 

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