13. November 2019
Compliance-System
Compliance RefE Verbandssanktionengesetz

Compliance-Systeme – Papiertiger oder Präventionshilfe?

Welche Maßnahmen sind für ein wirksames Compliance-System notwendig? Ein Blick in die USA kann helfen.

Das geplante Verbandssanktionengesetz will Anreize für Compliance-Maßnahmen in Unternehmen schaffen. Welche Maßnahmen für ein wirksames Compliance-System konkret erforderlich sind, wird jedoch nicht geregelt. Wir geben einen Überblick zu den Standards aus Wissenschaft und Praxis und der Behördenpraxis in den USA.

Pflicht zum Compliance-Management

Dass Sicherstellung von Compliance durch entsprechende Organisationsmaßnahmen zu den Pflichtaufgaben jeder Unternehmensleitung gehört, steht spätestens seit dem „Siemens-Neubürger″-Urteil des Landgerichts München I vom 10. Dezember 2013 (Az.: 5 HK 0 1387/10) fest. Danach ist ein Unternehmen so zu organisieren, dass Rechtsverletzungen im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit vermieden werden.

Kommt es zu Rechtsverstößen durch Mitarbeiter und hätten diese Verstöße durch angemessene Compliance-Maßnahmen vermieden (oder wesentlich erschwert) werden können, drohen Geldbußen für das Unternehmen und die Unternehmensleitung (§§ 130, 9, 30 OWiG). Die Unternehmensleitung kann sich ferner Schadenersatzansprüchen ausgesetzt sehen; zudem wird in vielen Fällen die Unternehmensreputation beschädigt.

Hat die Unternehmensleitung hingegen ein angemessenes Compliance-System etabliert, so ist bereits nach geltendem Recht eine Minderung der Unternehmensgeldbuße möglich. In seinem Urteil vom 9. Mai 2017 (Az.: 1 StR 265/16) hat der Bundesgerichtshof ausgeführt, dass ein wirksames Compliance Management bei der Bemessung der Unternehmensgeldbußen zu berücksichtigen sei.

Allerdings fehlen bislang klare Aussagen, welche konkreten Anforderungen an ein Compliance-System zu stellen sind und wie ein solches im Einzelfall bei der Bußgeldbemessung zu berücksichtigen ist.

Verbandssanktionengesetz verspricht Bußgeldmilderung bei integriertem Compliance-Management

Der im August 2019 bekannt gewordene Referentenentwurf für ein sog. „Verbandssanktionengesetz“ (VerSanG-E) sieht nun erstmals konkrete gesetzliche Anreize zur Berücksichtigung von Compliance-Maßnahmen bei der Bemessung der Unternehmensgeldbuße (künftig: Verbandsgeldsanktion) vor. So sollen Vorkehrungen zur Vermeidung und Aufdeckung von Verbandsstraftaten (d. h. Compliance-Maßnahmen) Auswirkungen auf die Höhe der Verbandsgeldsanktion haben. Dies soll sowohl für Maßnahmen, die vor der Verbandsstraftat getroffen wurden, gelten, als auch für solche, die erst nach der Verbandsstraftat getroffen werden (vgl. § 16 VerSanG-E). Mithin sollen auch adaptive Maßnahmen, die nach Bekanntwerden eines Compliance-Verstoßes zur Verbesserung des bestehenden Systems getroffen werden, berücksichtigt werden können.

Ferner soll die Möglichkeit bestehen, eine Verbandsgeldsanktion nur unter Vorbehalt zu verhängen. Das Gericht kann einen solchen Vorbehalt dann mit einer Weisung verbinden, Compliance-Vorkehrungen zu treffen und diese von einer sachkundigen Stelle überprüfen zu lassen (§ 13 Abs. 2 VerSanG-E). Der Gesetzesentwurf schafft somit erstmals normative Anreize für Unternehmen, Compliance-Maßnahmen zu etablieren bzw. ein schon bestehendes Compliance-System auszubauen und weiter zu entwickeln.

Genaue Anforderungen an Compliance-Maßnahmen bleiben weiter unklar

Allerdings schweigt auch der Referentenentwurf zum Verbandssanktionengesetz zu der für die Praxis entscheidenden Frage, wie ein wirksames Compliance-System aussehen sollte bzw. welche Maßnahmen im Einzelnen erforderlich sind. Der Begründung lässt sich lediglich entnehmen, dass grundsätzlich ein wirksames System vorausgesetzt wird.

Welche konkreten Organisationsmaßnahmen die Unternehmensleitung zu treffen hat, soll nach der Vorstellung des Gesetzgebers von der Art, Größe und Organisation des Unternehmens, den zu beachtenden Vorschriften und dem konkreten Risiko, dem sich das Unternehmen ausgesetzt sieht, abhängen. Dies entspricht den von Rechtsprechung und Literatur entwickelten Vorgaben, ohne dass die Organisationsmaßnahmen näher konkretisiert werden würden. So bleibt es auch nach dem geplanten Verbandssanktionengesetz dabei, dass der Unternehmensleitung bei der konkreten Ausgestaltung einen Ermessensspielraum hat, allerdings ohne konkrete Vorgaben des Gesetzgebers oder der Rechtsprechung, die bei der Ausfüllung dieses Spielraums eine Hilfestellung bieten.

Orientierungshilfe durch Wissenschaft und Behördenpraxis – Leitfaden des US Department of Justice als Beispiel

Eine Orientierungshilfe für Unternehmen bieten diverse Stellungnahmen aus der juristischen Literatur sowie die Gerichts- und Behördenpraxis im Umgang mit Compliance-Verstößen. Instruktiv sind insbesondere die konkreten Anforderungen an die Wirksamkeit von Compliance-Systemen, welche das US Department of Justice in seinem Leitfaden zur Bewertung von Compliance-Systemen veröffentlicht hat. Die im Frühjahr dieses Jahres veröffentlichte 2. Auflage dieses Leitfadens („Evaluation of Corporate Compliance Programs″, US Department of Justice (2019)) soll u. a. Staatsanwälten als Hilfestellung bei der Bewertung von Compliance-Systemen dienen.

Nach diesem Leitfaden ist die Wirksamkeit eines Compliance-Systems anhand von drei Leitfragen zu untersuchen:

  1. Ist das Compliance-System gut konzipiert?
  2. Wird das Compliance-System im Unternehmen ernsthaft und effektiv umgesetzt?
  3. Funktioniert das Compliance-System tatsächlich in der Praxis?

Im Folgenden zählt der Leitfaden die wichtigsten Elemente eines Compliance-Systems in Form konkreter Fragen auf, die im Zusammenhang der vorgenannten Leitfragen zu beantworten sind.

1. Konzeption des Compliance-Systems

So wird in Bezug auf die Konzeption des Compliance-Systems z.B. gefragt, ob die Unternehmensleitung ein ernsthaftes Bekenntnis zu Compliance abgegeben hat, ob die konkreten Compliance-Risiken des Unternehmens identifiziert und analysiert wurden und ob das Unternehmen ausreichende Kapazitäten und Compliance-Strukturen aufgebaut hat, um diesen Risiken adäquat zu begegnen.

Ferner wird analysiert, ob die Compliance-Risiken und darauf abgestimmte Maßnahmen regelmäßig überprüft und verbessert sowie ob Hinweise auf Compliance-Verstöße systematisch untersucht und konsequent geahndet werden. Für die Konzeption des Compliance-Systems ist ferner maßgeblich, inwieweit das Unternehmen verbindliche Compliance-Regeln verabschiedet und deren Implementierung und Durchsetzung sicherstellt und überwacht. Ein weiterer Schwerpunkt liegt in effektiven Compliance-Schulungen mit passenden Formaten für unterschiedliche Zielgruppen.

Auch die Einrichtung eines vertraulichen Hinweisgebersystems wird als wichtiger Bestandteil eines funktionierenden Compliance-Managements genannt. Schließlich ist das Compliance-System konzeptionell auch auf die Geschäftspartner der Organisation zu erstrecken, welche in die (Risiko-)Maßnahmen und Kontrollen einzubeziehen sind.

2. Effektive Umsetzung des Compliance-Systems

Für die Frage nach der effektiven Umsetzung kommt es in erster Linie auf die Vorbildrolle und die glaubhaft kommunizierte Überzeugung von Unternehmensleitung und Führungskräften an. Neben diesem „Compliance Commitment“ ist auch die unabhängige Positionierung und hinreichende Ausstattung der Compliance-Funktion sowie dementsprechende Anforderungen an die hierfür auszuwählenden Manager wichtig. Schließlich sind adäquate Anreize für regelkonformes Verhalten ebenso nachzuhalten wie die Aufklärung und Sanktionierung von Fehlerverhalten.

3. Funktionsweise in der Praxis

Hinsichtlich der Funktionsweise des Compliance-Systems in der täglichen Praxis stellt der Leitfaden zunächst heraus, dass das Auftreten von Fehlverhalten nicht automatisch ein Versagen des Systems bedeutet. Vielmehr kommt es darauf an, wie und mit welchen Methoden das Fehlverhalten aufgeklärt und sanktioniert wurde.

Ferner ist zu analysieren, inwieweit durch das Fehlverhalten ein Lerneffekt erzielt wurde, welcher zu Verbesserungen der bestehenden Maßnahmen geführt hat. Die fortdauernde Fähigkeit, das Compliance-System anzupassen und zu verbessern, erfordert eine gründliche Aufklärung und Analyse auftretender Compliance-Verstöße (sog. „root cause analysis“).

Auch wenn nicht sämtliche Fragen dieses Leitfadens für alle Unternehmen gleichermaßen relevant sind, so bietet der Leitfaden doch eine ausführliche und praxisnahe Orientierungshilfe für jeden Compliance-Verantwortlichen. Die enthaltenen Kriterien und Fragestellungen lassen sich auf viele Compliance-Systeme anwenden und dürften daher auch für deutsche Strafverfolgungsbehörden und Gerichte eine wichtige Rolle bei der Beurteilung der Wirksamkeit von Compliance-Maßnahmen spielen.

Fazit: Funktionierende Compliance-Systeme etablieren!

Unternehmen sollten sich beim Aufbau ebenso wie bei der Weiterentwicklung ihres Compliance-Systems insbesondere darauf konzentrieren, dass die jeweiligen Maßnahmen in der Praxis funktionieren und damit aus Sicht von Behörden und Gerichten wirksam sind. Werden diese Maßnahmen dokumentiert, können Unternehmen dann möglicherweise die nach dem Verbandssanktionengesetz vorgesehenen Milderungen in Anspruch nehmen, sofern es doch einmal zu Compliance-Verstößen kommen sollte.

Nach dem Auftakt zu unserer Serie zum Referentenentwurf zum Verbandssanktionengesetz folgten Informationen zu Änderungen bei Internal Investigations, zum faktischen Kooperationszwang und der Aushöhlung von Verteidigungsrechten sowie zu den Verbandsgeldsanktionen.

Tags: Bußgeldmilderung Compliance-System Verbandssanktionengesetz


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