Elternzeit: Was bei der Kürzung von Urlaubsansprüchen zu beachten ist

Die Rechtslage bei der Kürzung von Urlaubsansprüchen während der Elternzeit lichtet sich. Das Bundesarbeitsgericht stellt in mehreren Entscheidungen fest, was Arbeitgeber beachten müssen.

Nach § 17 Abs. 1 S. 1 BEEG können Arbeitgeber den Urlaubsanspruch einer Arbeitnehmerin oder eines Arbeitnehmers* für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um 1/12 kürzen. Das Bundesarbeitsgericht festigt seine Rechtsprechung zur Kürzung von Urlaubsansprüchen während der Elternzeit. Nachdem das BAG am 19. März 2019 (9 AZR 362/18) entschieden hatte, dass die Kürzungsmöglichkeit nach § 17 Abs. 1 S. 1 BEEG europarechtskonform ist, sind zwischenzeitlich zwei weitere Entscheidung des BAG vom selben Tag (9 AZR 495/17 und 9 AZR 881/16) veröffentlicht worden.

Arbeitgeber müssen die folgenden Grundsätze beachten, wenn sie von dieser Kürzungsmöglichkeit wirksam Gebrauch machen möchten.

Keine automatische Kürzung des Urlaubsanspruchs

Die Anpassung des Urlaubanspruchs ist gesetzlich als Kürzungsrecht ausgestaltet. Eine Kürzung findet daher weder automatisch noch losgelöst vom Willen des Arbeitgebers statt. Der Arbeitgeber kann vielmehr entscheiden, ob er das Kürzungsrecht ausüben möchte oder nicht. Entscheidet er sich dafür, ist eine entsprechende Erklärung erforderlich, die dem Arbeitnehmer zugehen muss (BAG, Urteil v. 28. Juli 1992 – 9 AZR 340/91).

Ausdrückliche Mittelung an den Arbeitnehmer zu empfehlen

Die Kürzungserklärung kann ausdrücklich oder implizit abgegeben werden. Konkret bedeutet das für den Arbeitgeber, dass er sein Kürzungsrecht schon dadurch ausüben kann, dass er dem Arbeitnehmer (ggf. abweichend von dessen Urlaubsverlangen) nur den gekürzten Urlaub gewährt.

Nichtsdestotrotz muss beachtet werden, dass es sich bei der Kürzungserklärung um eine rechtsgestaltende Willenserklärung handelt. Nicht ausreichend sind daher Angaben über (gekürzte) Urlaubstage in Entgeltabrechnungen (BAG, Urteil v. 19. März 2019 – 9 AZR 881/16). Entgeltabrechnungen bezwecken lediglich die Information über erfolgte Zahlungen und den Umfang sonstiger Ansprüche, stellen aber keine rechtsgeschäftlichen Erklärungen dar.

Da der Arbeitgeber letztlich beweisen können muss, dass er sein Kürzungsrecht gegenüber dem Arbeitnehmer ausgeübt hat, ist es ratsam, eine explizite Kürzungserklärung abzugeben, sie zu dokumentieren und einen gesicherten Zugang beim Arbeitnehmer herbeizuführen. In der Praxis wird die Kürzungserklärung deshalb üblicherweise im Rahmen der Bestätigung der Inanspruchnahme von Elternzeit gegenüber dem Arbeitnehmer erklärt.

Kürzungserklärung muss im bestehenden Arbeitsverhältnis zugehen

§ 17 Abs. 1 S.1 BEEG setzt außerdem voraus, dass bei Zugang der Kürzungserklärung der Anspruch auf Erholungsurlaub noch besteht. Die Kürzungserklärung kann daher nur während eines Arbeitsverhältnisses abgegeben werden, nicht jedoch nach dessen Beendigung.

Nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses wandelt sich der Anspruch auf Erholung nach § 7 Abs. 4 BUrlG in einen (finanziellen) Abgeltungsanspruch. Der Abgeltungsanspruch kann aber nach Auffassung des BAG (Urteil v. 19. März 2015 – 9 AZR 725/13) nicht mehr gekürzt werden, d.h. eine Kürzungserklärung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist zu spät und führt dazu, dass der Arbeitgeber die Urlaubsansprüche voll vergüten muss. In Fällen, in denen Arbeitnehmer (nahtlos) mehrere Elternzeiten hintereinander genommen haben, kann den Arbeitgeber eine verspätete Kürzungserklärung daher teuer zu stehen kommen.

Vorsicht ist somit geboten, wenn das Arbeitsverhältnis im Anschluss an die Elternzeit nicht fortgesetzt wird. Dann muss die Kürzungserklärung bis zum Ablauf der Kündigungsfrist dem Arbeitnehmer zugegangen sein. Beim Abschluss eines Aufhebungsvertrages liegt der Zeitpunkt (nicht unbedingt nachvollziehbar) früher. Denn nach der Rechtsprechung muss die Kürzung des Urlaubsanspruchs noch vor Abschluss des Aufhebungsvertrages erklärt werden (BAG Urteil v. 19. Mai 2015 – 9 AZR 725/13).

Vorsorgliche Kürzungserklärung des Urlaubsanspruchs nicht möglich

Im bestehenden Arbeitsverhältnis hat der Arbeitgeber den meisten Spielraum und kann die Kürzung des Urlaubsanspruchs vor, während und nach dem Ende der Elternzeit erklären. Der Arbeitgeber ist – auch wenn dies zwischenzeitlich üblich geworden ist – insbesondere nicht verpflichtet, die Kürzungserklärung direkt mit Antritt der Elternzeit zu erklären, denn oft steht erst im Nachhinein fest, in welchem Umfang die Kürzung überhaupt in Betracht kommt.

Eine vorsorgliche Erklärung der Kürzung des Urlaubsanspruchs, also für den Fall, dass der Arbeitnehmer in der Zukunft Elternzeit nimmt, ist dagegen nicht möglich. Die Kürzungsbefugnis setzt ein Elternzeitverlangen nach §16 Abs. 1 S.1 BEEG voraus, durch das der Umfang und die zeitliche Lage der Elternzeit festgelegt wird. Nach Auffassung des BAG kann der Arbeitgeber erst dann, wenn der Arbeitnehmer Elternzeit beantragt hat, sein Wahlrecht sinnvoll ausüben (BAG, Urteil v. 19. März 2019 – 9 AZR 495/17). Dem Arbeitgeber ist demnach nicht geholfen, wenn er z.B. im Arbeitsvertrag eine Kürzungserklärung abgibt, der Arbeitnehmer bei Abschluss des Arbeitsvertrags aber noch keine Elternzeit beantragt hat (wie regelmäßig der Fall).

Fazit: Erklärung über Kürzung von Urlaubsansprüchen in Musterschreiben aufnehmen

Die Frequenz der ergangenen Urteile zeigt, dass die Kürzung von Urlaubsansprüchen während der Elternzeit einige Fallstricke beinhaltet. Arbeitgeber bekommen diese am sichersten in den Griff, wenn die Kürzungserklärung in das Musterschreiben für die Bestätigung der Elternzeit mit aufgenommen wird.

*Gemeint sind Beschäftigte jeder Geschlechtsidentität. Lediglich der leichteren Lesbarkeit halber wird künftig bei allen Bezeichnungen nur noch die grammatikalisch männliche Form verwendet.