EuGH stärkt Arbeitnehmerrechte beim Verfall von Urlaub weiter und beantwortet Vorlagefragen des BAG zur Verjährung und Langzeiterkrankung.
Wann verfällt der Urlaubsanspruch? Eine Frage, mit der sich nicht nur Arbeitnehmer* und Arbeitgeber, sondern auch die Gerichte regelmäßig beschäftigen.
Allein der Text des Bundesurlaubsgesetzes reicht häufig nicht zur Beantwortung dieser Frage, vielmehr bedarf es daneben der Berücksichtigung der aktuellen Rechtsprechung der nationalen Gerichte und des Europäischen Gerichtshofs (EuGH), denn das Urlaubsrecht basiert auf einer europäischen Richtlinie (2003/88/EG).
Auf der Grundlage von Vorlagefragen des Bundesarbeitsgerichts (BAG) hat sich der EuGH mit der Frage befasst, ob der Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub der allgemeinen Verjährungsfrist von drei Jahren unterliegen kann, auch wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht tatsächlich in die Lage versetzt hat, den Urlaub rechtzeitig zu nehmen. Darüber hinaus hat sich der EuGH mit dem Anspruch auf bezahlten Urlaub für das Urlaubsjahr befasst, in dessen Verlauf der Arbeitnehmer arbeitsunfähig bzw. vollständig erwerbsunfähig wurde.
In seinen Urteilen betonte der EuGH erneut die Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers. Entscheidend sei, ob der Arbeitgeber seinen Teil zum Verfall von Urlaubsansprüchen beigetragen habe (EuGH, Urteile v. 22. September 2022 – C-120/21; C-518/20; C-727/20).
Grundlagen zum Urlaubsrecht: Verfallfristen
Urlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs in das folgende Kalenderjahr ist nur in Ausnahmefällen möglich, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen (§ 7 Abs. 3 S. 2 BUrlG). Beispiele hierfür sind termin- oder saisongebundene Aufträge oder die Erkrankung des Arbeitnehmers zum Jahresende. Im Fall einer (ausnahmsweise) zulässigen Übertragung verfällt der Urlaub nicht am 31. Dezember des jeweiligen Urlaubsjahres, sondern erst am 31. März des Folgejahres (§ 7 Abs. 3 S. 3 BUrlG).
Bis zu der im Folgenden dargestellten Kehrtwende im Urlaubsrecht durften Arbeitgeber von einem automatischen Verfall nach Ablauf dieser im Gesetz genannten Fristen ausgehen und konnten die Urlaubsrückstellungen nach Fristablauf ausbuchen. Heute ist Vorsicht geboten: Obwohl der Gesetzeswortlaut einen automatischen Verfall von Urlaubsansprüchen nahelegt, tritt der Verfall von Urlaubsansprüchen nicht mehr ohne Zutun des Arbeitgebers ein.
Urlaubsverfall nur bei Mitwirkung des Arbeitgebers
Ein Verfall von Urlaubsansprüchen findet nach der neueren Rechtsprechung des BAG (Urteil v. 19. Februar 2019 – 9 AZR 541/15) in Umsetzung von Entscheidungen des EuGH (Urteil v. 6. November 2018 – C-684/16) und in einer richtlinienkonformen Auslegung von § 7 BUrlG nur dann am Ende des Kalenderjahres oder eines zulässigen Übertragungszeitraums statt, wenn der Arbeitgeber zuvor konkret und in völliger Transparenz dafür Sorge getragen hat, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage war, seinen Urlaubsanspruch wahrzunehmen, und der Arbeitnehmer den Urlaub dennoch aus freien Stücken nicht genommen hat.
Der Arbeitgeber muss – erforderlichenfalls förmlich – klar und rechtzeitig darüber informieren, dass der Urlaub am Ende des Bezugszeitraums oder eines Übertragungszeitraums verfallen wird, wenn er nicht genommen wird. Eine solche Information kann über E-Mail oder sonstige im Betrieb zur Information verwendete Kommunikationswege erfolgen. Grundsätzlich muss allerdings im Streitfall nachweisbar sein, dass die Information den Arbeitnehmer tatsächlich erreicht hat. Generell sollte der Hinweis so rechtzeitig erfolgen, dass den Arbeitnehmern bis zum Jahresende hinreichend Gelegenheit bleibt, ihren Urlaub zu nehmen.
Missachtet der Arbeitgeber diese Mitwirkungsobliegenheiten, verfällt der Urlaubsanspruch nicht. Der nicht am 31. Dezember des Urlaubsjahres verfallene Urlaub tritt zu dem Urlaubsanspruch hinzu, der am 1. Januar des Folgejahres entsteht. Für ihn gelten, wie für den neu entstandenen Urlaubsanspruch, die Regelungen des § 7 Abs. 1 S. 1 und Abs. 3 BUrlG. Der Arbeitgeber kann deshalb das uneingeschränkte Kumulieren von Urlaubsansprüchen aus mehreren Jahren dadurch vermeiden, dass er seine Mitwirkungsobliegenheiten für den Urlaub aus zurückliegenden Urlaubsjahren im aktuellen Urlaubsjahr nachholt. Nimmt der Arbeitnehmer in einem solchen Fall den kumulierten Urlaub im laufenden Urlaubsjahr nicht, obwohl es ihm möglich gewesen wäre, verfällt er am Ende des Kalenderjahres bzw. eines zulässigen Übertragungszeitraums.
Der Fall des EuGH: Einrede der Verjährung seitens des Arbeitgebers
Der EuGH hatte über die Möglichkeit der Verjährung von Urlaubsansprüchen in Fällen zu entscheiden, in denen der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten verletzt hatte. Die Frage der Verjährung ist dann von Relevanz, wenn der Arbeitnehmer im laufenden Arbeitsverhältnis Urlaubsansprüche oder nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Abgeltung des Urlaubs aus weiter zurückliegenden Jahren geltend macht.
Im streitgegenständlichen Fall war die Klägerin von 1996 bis 2017 als Steuerfachangestellte bei der Beklagten beschäftigt. Im Jahr 2018 klagte sie auf Abgeltung von 101 Urlaubstagen aus den Jahren 2013 bis 2017. Aufgrund des hohen Arbeitsanfalls hatte die Klägerin den ihr zustehenden Urlaub nicht vollständig in Anspruch nehmen können. Die Beklagte hatte die Klägerin weder aufgefordert Urlaub zu nehmen noch darauf hingewiesen, dass nicht beantragter Urlaub mit Ablauf des Kalenderjahres oder Übertragungszeitraums verfallen könne. Gegen die Klage verteidigte sich die Beklagte u.a. mit der Einrede der Verjährung. Das BAG kam zu dem Zwischenergebnis, dass die Urlaubsansprüche der Klägerin nicht verfallen seien, weil die Beklagte ihre Mitwirkungsobliegenheiten nicht erfüllt hat. Ferner legte das BAG dem EuGH die Frage vor, ob das Unionsrecht die Verjährung des Urlaubsanspruchs nach Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist (3 Jahre gem. §§ 194, 195 BGB) trotz Verletzung der Mitwirkungsobliegenheiten gestatte, durch die der Arbeitnehmer nicht in die Lage versetzt wurde, seinen Urlaubsanspruch auszuüben.
EuGH: Verjährung nur bei vorheriger Erfüllung der Mitwirkungsobliegenheiten
Nach Ansicht des EuGH hat der Arbeitgeber zwar ein berechtigtes Interesse daran, nicht mit Anträgen auf Urlaub oder finanzielle Vergütung für nicht genommenen bezahlten Jahresurlaub konfrontiert zu werden, die auf mehr als drei Jahre vor Antragstellung erworbene Ansprüche gestützt werden. Dieses Interesse an Rechtssicherheit sei allerdings dann nicht mehr schützenswert, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht in die Lage versetzt hatte, den Urlaub tatsächlich wahrzunehmen.
Ließe man zu, dass sich der Arbeitgeber auf die Verjährung der Urlaubsansprüche berufen kann, obwohl er seine Mitwirkungsobliegenheiten missachtete, würde man im Ergebnis ein Verhalten billigen, das zu einer unrechtmäßigen Bereicherung des Arbeitgebers führt.
Praxistipp: Arbeitnehmer ordnungsgemäß unterrichten
Die Entscheidung führt der betrieblichen Praxis eindringlich vor Augen, welches Ausmaß Forderungen der Arbeitnehmer im Urlaubsrecht annehmen können, wenn Arbeitgeber ihren Mitwirkungsobliegenheiten nicht nachkommen. Verletzen Arbeitgeber permanent ihre Mitwirkungsobliegenheiten, können Urlaubsansprüche über Jahre kumulieren, ohne dass sie verfallen oder verjähren. Im laufenden Arbeitsverhältnis könnten die Arbeitnehmer die Gewährung dieser Urlaubsansprüche Jahre später fordern. Im Falle der Beendigung des Arbeitsverhältnisses können hohe Urlaubsabgeltungszahlungen drohen.
Arbeitgeber sollten daher konkret jetzt zum Jahresende hin einmal prüfen, ob sie ihren Mitwirkungsobliegenheiten – inhaltlich zutreffend – bereits nachgekommen sind, und ihren Arbeitnehmern klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub mit Ablauf des Kalenderjahres oder Übertragungszeitraums verfällt, wenn er nicht beantragt wird. Ferner sollten sie sie auffordern, ihren Urlaub zu nehmen. Allerdings dürften Urlaubsabgeltungsansprüche weiterhin drei Jahre nach Ende des Jahres verjähren, in dem das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Damit verbleibt ein Anhaltspunkt für eine Beschränkung etwaiger Ansprüche.
Offen bleibt, ob das BAG im Rahmen der Umsetzung der Entscheidung weitergehende Anforderungen an die Darlegung des noch offenen Urlaubs stellen wird.
Sonderfall: Verfall von Urlaubsansprüchen bei langzeiterkrankten Arbeitnehmern
Für durchgehend arbeitsunfähig erkrankte Arbeitnehmer gilt eine besondere Verfallsfrist. Da sie während einer Krankheit ihren Urlaub nicht in Anspruch nehmen können, wird ihnen eine längere Zeit gewährt, um den Urlaub „nachzuholen“. Um gleichzeitig zu verhindern, dass aufgrund von Krankheit jahrelang Urlaub angesammelt wird, entschied das BAG, dass Urlaub bei fortdauernder Arbeitsunfähigkeit 15 Monate nach Ablauf des jeweiligen Urlaubsjahres verfällt. Diese Grundsätze hat das BAG auch in Fällen angewendet, in denen der Arbeitnehmer eine Rente wegen Erwerbsminderung bezogen hat (BAG, Urteil v. 16. Juli 2013 – 9 AZR 914/11). Der Verlust des Urlaubsanspruchs bei einer fortbestehenden Arbeitsunfähigkeit bis zum 31. März des zweiten auf das Urlaubsjahr folgenden Jahres entspricht den nach Art. 7 der Richtlinie 2003/88/EG zu beachtenden schutzwürdigen Interessen des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers, weil das Interesse des Arbeitgebers überwiegt, vor dem unbegrenzten Ansammeln von Urlaubsansprüchen zur Vermeidung organisatorischer Schwierigkeiten bewahrt zu werden, obwohl es dem Arbeitnehmer nicht möglich war, den Urlaubsanspruch zu verwirklichen. Damit liegen hier „besondere Umstände“ vor, die ein Erlöschen von Urlaubsansprüchen rechtfertigen.
Mitwirkungsobliegenheit im Zusammenhang mit Langzeiterkrankungen
Die Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers bestehen nach Ansicht des BAG grundsätzlich auch dann, wenn und solange der Arbeitnehmer arbeitsunfähig ist, auch wenn das Ende der Erkrankung nicht abgesehen werden kann. Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer dann auffordern, den Urlaub bei Wiedergenesung vor Ablauf des Urlaubsjahres oder des Übertragungszeitraums zur Vermeidung des Verfalls so rechtzeitig zu beantragen, dass er im laufenden Urlaubsjahr oder im Übertragungszeitraum genommen werden kann (BAG, Urteil v. 7. September 2021 – 9 AZR 3/21 (A)).
Nichterfüllung der Mitwirkungsobliegenheiten bei durchgängiger Arbeitsunfähigkeit im Urlaubsjahr und in 15 darauffolgenden Monaten
Allerdings macht das BAG die Befristung des Urlaubsanspruchs bei einem richtlinienkonformen Verständnis des § 7 Abs. 3 BUrlG nicht von der Erfüllung der Mitwirkungsobliegenheiten abhängig, wenn es – was erst im Nachhinein feststellbar ist – objektiv unmöglich gewesen wäre, den Arbeitnehmer durch Mitwirkung des Arbeitgebers in die Lage zu versetzen, den Urlaubsanspruch zu realisieren. War der Arbeitnehmer seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend bis zum 31. März des zweiten auf das Urlaubsjahr folgenden Kalenderjahres arbeitsunfähig und bestand damit von vornherein keine Möglichkeit, den Urlaubsanspruch zu realisieren, sind nicht Handlungen oder Unterlassungen des Arbeitgebers, sondern allein die Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers für den Verfall des Urlaubs kausal.
Ob der Arbeitgeber bei diesen Umständen seine Mitwirkungsobliegenheiten zur Urlaubsgewährung erfüllt oder nicht erfüllt, ist irrelevant, weil der Arbeitnehmer in jedem Fall seinen Urlaubsanspruch verliert und damit der Zweck der Hinweisobliegenheit leerläuft. Auch in diesem Fall ist von „besonderen Umständen“ auszugehen, die den Verfall des Urlaubsanspruchs am 31. März des zweiten auf das Urlaubsjahr folgenden Jahres rechtfertigen (BAG, Urteil v. 7. September 2021 – 9 AZR 3/21 (A)).
War ein Arbeitnehmer bspw. vom 1. Januar 2020 bis zum Ablauf des 31. März 2022 arbeitsunfähig erkrankt, verfiele der Urlaubsanspruch für 2020 insgesamt – unabhängig von der Erfüllung der Mitwirkungsobliegenheiten durch den Arbeitgeber – mit Ablauf des 31. März 2022. Dies gilt gleichermaßen für den vertraglichen Mehrurlaub, sofern keine von den gesetzlichen Vorgaben abweichende Regelung getroffen wurde.
Doch was gilt, wenn der Arbeitnehmer im Verlauf eines Urlaubsjahres ununterbrochen arbeitsunfähig erkrankt bzw. voll erwerbsgemindert wird und bis dahin zumindest einen Teil seines Urlaubs hätte nehmen können?
BAG fragte den EuGH zum Verfall von Urlaubsansprüchen aus dem Jahr des Eintritts einer Langzeiterkrankung
Vor dem BAG machten die Kläger in zwei unterschiedlichen Verfahren einen Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub für das Urlaubsjahr geltend, in dessen Verlauf sie arbeitsunfähig bzw. vollständig erwerbsunfähig wurden. Das BAG legte dem EuGH daraufhin die Frage vor, ob das Unionsrecht einer nationalen Regelung entgegensteht, aus der sich ergibt, dass der Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub, den ein Arbeitnehmer in dem Urlaubsjahr erworben hat, in dem eine krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit oder eine volle Erwerbsminderung eingetreten ist, die seitdem fortbesteht, nach Ablauf eines nach nationalem Recht zulässigen Übertragungszeitraums oder später erlöschen kann, auch wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten nicht erfüllt hat.
EuGH: Beschränkung des Urlaubsverfalls im Jahr des Eintritts der längeren Krankheit
Der EuGH bestätigte zwar, dass der Urlaub bei Langzeiterkrankung aufgrund besonderer Umstände grundsätzlich nach 15 Monaten verfallen darf. Bei Urlaubsansprüchen, die in dem Bezugszeitraum erworben wurden, in dem ein Arbeitnehmer zum Teil erwerbstätig und zum Teil krankheitsbedingt arbeitsunfähig bzw. voll erwerbsgemindert war, bestehe allerdings nicht die Gefahr der negativen Folgen einer unbeschränkten Ansammlung von Ansprüchen auf bezahlten Jahresurlaub. Ein Schutz der Interessen des Arbeitgebers erscheine daher nicht unbedingt erforderlich und sei daher a priori auch nicht geeignet, eine Ausnahme vom Anspruch des Arbeitnehmers auf bezahlten Jahresurlaub zu rechtfertigen. Damit könne die 15-monatige Beschränkung auch nicht auf den bezahlten Urlaubsanspruch angewendet werden, der im Lauf eines Bezugszeitraums erworben wurde, in dem der Arbeitnehmer noch tatsächlich gearbeitet hat, bevor er arbeitsunfähig bzw. voll erwerbsgemindert wurde, ohne dass geprüft wird, ob der Arbeitgeber den Arbeitnehmer rechtzeitig in die Lage versetzt hat, diesen Anspruch geltend zu machen.
Ob der Arbeitgeber seinen Obliegenheiten rechtzeitig nachgekommen ist, haben letztlich die nationalen Gerichte zu prüfen.
Abschließende Entscheidung des BAG zur Aufklärungspflicht des Arbeitgebers über drohenden Verfall des Urlaubs im Dezember 2022
Wie oft und wann der Arbeitgeber über den drohenden Verfall des Urlaubs – insbesondere bei Eintritt einer Krankheit – informieren muss, entschied der EuGH nicht. Damit bleiben die abschließenden Entscheidungen des BAG, die am 20. Dezember terminiert sind, mit Spannung zu erwarten. Vorsichtige Arbeitgeber könnten ihre Arbeitnehmer bereits zu Beginn des Urlaubsjahres einmal auf ihre Urlaubsansprüche hinweisen und deutlich machen, dass der Urlaub genommen werden sollen. Erkrankt ein Arbeitnehmer und zeichnet sich ab, dass diese Krankheit länger dauern könnte, könnte vorsorglich direkt auf bestehende Urlaubsansprüche hingewiesen werden. Der Urlaub müsste genommen werden, wenn der Arbeitnehmer wieder genesen ist und er bis dahin aufgrund der besonderen Verfallsfrist bei Krankheit nicht verfallen ist.
Auf jeden Fall sollten Arbeitgeber stets sicherstellen, dass eine entsprechende Dokumentation der Unterrichtung erfolgt. Diese sollte mindestens drei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden. Im Rahmen von Due-Diligence-Prüfungen sollte ein besonderes Augenmerk auf Resturlaubsansprüche aus vergangenen Jahren und die Erfüllung der arbeitgeberseitigen Mitwirkungsobliegenheiten gelegt werden – sowohl hinsichtlich gesunder als auch dauerhaft erkrankter Arbeitnehmer.
*Gemeint sind Beschäftigte jeder Geschlechtsidentität. Lediglich der leichteren Lesbarkeit halber wird künftig bei allen Bezeichnungen nur noch die grammatikalisch männliche Form verwendet.
