Kein automatischer Verfall von Urlaubsansprüchen – Tipps für Arbeitgeber

Urlaubsansprüche erlöschen nur dann, wenn Mitarbeiter über ihre Ansprüche informiert sind und aufgefordert werden, Urlaub zu nehmen.

Häufig kommt es vor, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer* den ihnen zustehenden Urlaubsanspruch nicht vollständig im laufenden Kalenderjahr nehmen. Gründe sind vielfältig, etwa wegen einer unvorhergesehenen Auftragsspitze zum Jahresende, oder schlicht, weil sie den Urlaub lieber im Folgejahr nehmen möchten. Nach § 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG muss Urlaub jedoch grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen und gewährt werden.

Ins Folgejahr übertragen werden darf er nur, wenn dies wegen dringender Gründe erforderlich ist. Der Urlaub muss dann jedenfalls bis spätestens zum 31. März genommen werden.

Bisherige Rechtsprechung: Grundsätzlicher Verfall von Urlaubsansprüchen

Bislang wurde daraus geschlossen, dass Urlaub, der bis zum Jahresende nicht gewährt und genommen wird, grundsätzlich verfällt. Das galt nach bisheriger Rechtsprechung selbst für den Fall, dass der Arbeitnehmer den Arbeitgeber rechtzeitig, aber erfolglos aufgefordert hatte, ihm Urlaub zu gewähren.

Allerdings konnten Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen Schadensersatz vom Arbeitgeber verlangen, wenn der Urlaub tatsächlich nicht gewährt wurde.

Aktuelle Rechtsprechung des EuGH: Verfall von Urlaubsansprüchen nur noch nach Information und Aufforderung, Urlaub zu nehmen

Nach einer wegweisenden Entscheidung des EuGH vom 6. November 2018 (Az.: C-684/16) gelten jedoch neue Pflichten für Arbeitgeber: Sie sind nunmehr gehalten, konkret und transparent dafür zu sorgen, dass Arbeitnehmer tatsächlich in die Lage versetzt werden, ihren Jahresurlaub vollständig zu nehmen, indem sie sie förmlich auffordern, dies zu tun.

Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmern dementsprechend klar und rechtzeitig zu informieren, dass der Urlaub am Ende des Bezugszeitraums oder eines Übertragungszeitraums verfallen wird, wenn sie ihren Urlaub nicht nehmen.

BAG folgt EuGH: Arbeitgeber muss belehren und auffordern, Urlaub zu nehmen

Diese Rechtsprechung hat das BAG mit einer aktuellen Entscheidung vom 19. Februar 2019 nun umgesetzt (Az.: 9 AZR 541/15). Der Anspruch der Arbeitnehmer auf bezahlten Jahresurlaub erlösche nur dann am Ende des Kalenderjahres, wenn der Arbeitgeber sie zuvor konkret über ihren bestehenden Urlaubsanspruch und die Verfallsfristen belehrt und auffordert, den Urlaub zu nehmen, und die Arbeitnehmer den Urlaub dennoch aus freien Stücken – also trotz tatsächlicher Möglichkeit – nicht nehmen. Dies folge aus einer richtlinienkonformen Auslegung des § 7 BUrlG.

In den Urteilsgründen gehen die Richter des 9. Senats im Hinblick auf die Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers ins Detail:

Infolge des Fehlens konkreter gesetzlicher Vorgaben sei der Arbeitgeber grundsätzlich in der Auswahl der Mittel frei, derer er sich zur Erfüllung seiner Mitwirkungsobliegenheiten bediene. Die Mittel müssten jedoch zweckentsprechend sein. Sie müssten geeignet sein, den Arbeitnehmer in die Lage zu versetzen, in Kenntnis aller relevanten Umstände frei darüber zu entscheiden, ob er seinen Urlaub in Anspruch nehme. Insbesondere dürfe der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht daran hindern, den Urlaub in Anspruch zu nehmen. Er dürfe weder Anreize schaffen noch den Arbeitnehmer dazu anhalten, seinen Urlaub nicht zu nehmen.

Vorgaben des BAG

Im Einzelnen führt das BAG Folgendes aus:

• Der Arbeitgeber muss sich bei der Erfüllung seiner Mitwirkungsobliegenheiten auf einen konkret bezeichneten Urlaubsanspruch eines bestimmten Jahres beziehen. Er kann beispielsweise dem Arbeitnehmer zu Beginn des Kalenderjahres in Textform mitteilen, wie viele Urlaubstage ihm in diesem Jahr zustehen.
• Er genügt seinen Mitwirkungsobliegenheiten z.B. dadurch, dass er seinen Arbeitnehmer auffordert, den Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Urlaubsjahres genommen werden kann.
• Die Anforderungen an eine klare Unterrichtung sind regelmäßig erfüllt, wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter über die Konsequenzen belehrt, die eintreten, wenn der Urlaub nicht entsprechend der Aufforderung beantragt wird, er also darauf hingewiesen wird, dass der Urlaub grundsätzlich am Ende des Kalenderjahres verfällt.
• Abstrakte Angaben etwa im Arbeitsvertrag, in einem Merkblatt oder in einer Kollektivvereinbarung, genügen den Anforderungen einer konkreten und transparenten Unterrichtung in der Regel nicht.
• Eine ständige Aktualisierung dieser Mitteilungen, etwa anlässlich einer Änderung des Umfangs des Urlaubsanspruchs, ist nicht notwendig. Entscheidend sind aber stets die Umstände des Einzelfalls.
• Soweit der Arbeitgeber seine zuvor beschriebenen Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat und der Arbeitnehmer dennoch nicht verlangt, ihm Urlaub zu gewähren, verfällt sein Anspruch mit Ablauf des Urlaubsjahres bzw. des Übertragungszeitraums nach § 7 Abs. 3 Satz 2 BUrlG.
• Entspricht der Arbeitgeber seinen Mitwirkungspflichten nicht, tritt der am 31. Dezember des Urlaubsjahres verbleibende Urlaub zu dem Urlaubsanspruch hinzu, der am 1. Januar des Folgejahres entsteht.

Das LAG Köln ist dieser Rechtsprechung unlängst gefolgt. Die Richter haben die konkrete Aufforderungsobliegenheit des Arbeitgebers auch auf evtl. vorhandene Urlaubsansprüche aus vorangehenden Kalenderjahren erweitert (Urteil v. 9. April 2019 – 4 Sa 242/18).

Das LAG Hamm hat in einer aktuellen Entscheidung  eine Belehrungspflicht des Arbeitgebers bei einem langfristig erkrankten Mitarbeiter verneint (Urteil v. 24. Juli 2019 – 5 Sa 676/19). Die Wertung der EuGH Rechtsprechung sei insoweit nicht übertragbar, da ein Mitarbeiter bei fortdauernder Arbeitsunfähigkeit auch durch eine förmliche Aufforderung nicht in die Lage versetzt werden könne, seinen Urlaub tatsächlich zu nehmen. Eine solche Pflicht bestehe erst wieder nach Genesung des Arbeitnehmers bezogen auf die konkreten Ansprüche. Im Falle des Bestehens von Urlaubsansprüchen bei arbeitsunfähigen Arbeitnehmern könne der Arbeitgeber die Belehrung auch gar nicht zutreffend erteilen. Eine Belehrung dahingehend, dass Urlaubsansprüche erlöschen, wenn diese nicht bis zum 31. Dezember des Kalenderjahres beansprucht werden, sei im Fall eines langzeiterkrankten Mitarbeiters nämlich schlicht falsch. Denn in solchen Konstellationen erlöschen die Ansprüche erst nach Ablauf von 15 Monaten nach dem Ablauf des Kalenderjahres, aus dem sie resultieren.

Das ArbG Berlin beurteilt die Rechtsfrage indes etwas anders: Die Obliegenheit des Arbeitgebers, auf einen möglichen Verfall eines Urlaubsanspruchs hinzuweisen bestehe auch während einer (ggf. durchgehenden) Arbeitsunfähigkeit und greife nicht erst mit einer Wiedergenesung ein. Zwar könne in dieser Zeit eine Urlaubsgewährung nicht verwirklicht werden, jedoch handele es sich hinsichtlich einer etwaigen Dauerhaftigkeit einer Arbeitsunfähigkeit in der Regel um eine ex post – Betrachtung. Dass den Parteien – nachträglich – bekannt sei, dass eine Arbeitsunfähigkeit durchgehend bestand, entlaste den Arbeitgeber nicht, im laufenden Arbeitsverhältnis der Initiativlast gerecht zu werden und den Arbeitnehmer konkret und rechtzeitig darauf hinzuweisen, wie es sich mit dem Urlaubsanspruch – auch ggf. unter Berücksichtigung etwaiger weiterer Arbeitsunfähigkeit – verhält (ArbG Berlin, Urteil vom 13. Juni 2019 – 42 Ca 3229/19).

Praxistipps: Arbeitnehmer ordnungsgemäß unterrichten

Vor diesem Hintergrund erscheint es ratsam, die Belegschaft im Sinne der Rechtsprechung des BAG zu unterrichten und aufzufordern, (Rest-)Urlaub zu nehmen. Eine solche Information kann über E-Mail oder sonstige im Betrieb zur Information verwendete Kommunikationswege erfolgen. Im Streitfall muss der Arbeitgeber die erfolgte Information und Aufforderung nachweisen– genau genommen wäre hierfür sogar ein Zugangsnachweis beim Arbeitnehmer erforderlich. Intern sollte entschieden werden, ob der damit verbundene Umsetzungsaufwand – etwa durch die Abgabe von Empfangsbekenntnissen / E-Maillesebestätigung etc. – geleistet werden soll.

Je nach internen Urlaubsregeln und Handhabung wird es für dieses Kalenderjahr sicherlich auch noch rechtzeitig im Sinne der Rechtsprechung sein, wenn die Unterrichtung und Aufforderung an die Mitarbeiter bis Ende des 3. Quartals 2019 versendet wird – die Arbeitnehmer hätten dann bis Jahresende Gelegenheit, ihren Urlaub zu nehmen. Freilich muss dies mit den unternehmensinternen betrieblichen Abläufen auch vereinbar sein.

Für das Jahr 2020 und die Folgejahre sollte optimalerweise jedem Mitarbeiter zu Beginn des Kalenderjahres in Textform mitgeteilt werden, wie viel Urlaub ihm im Kalenderjahr zusteht. Darüber hinaus sollte er aufgefordert werden, seinen Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Urlaubsjahres genommen werden kann. Auch sollten Konsequenzen, also der Verfall des Urlaubsanspruchs, aufgezeigt werden, falls der Arbeitnehmer untätig bleibt.

*Gemeint sind Beschäftigte jeder Geschlechtsidentität. Lediglich der leichteren Lesbarkeit halber wird künftig bei allen Bezeichnungen nur noch die grammatikalisch männliche Form verwendet.