Auch bei nur kurzen, beruflich veranlassten Auslandsaufenthalten ist eine A1-Bescheinigung mitzuführen. Sonst drohen hohe Bußgelder.
Nach dem sog. Territorialitätsprinzip gilt das deutsche Sozialversicherungsrecht grundsätzlich nur für Personen, die innerhalb Deutschlands beschäftigt sind. Dies würde an sich dazu führen, dass Arbeitnehmer auf Auslandsdienstreisen nicht mehr dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegen. § 4 Abs. 1 SGB IV regelt daher, dass im Falle einer Entsendung weiterhin deutsches Sozialversicherungsrecht Anwendung findet und in der Folge auch weiterhin Beiträge zur deutschen Sozialversicherung zu entrichten sind (sog. Ausstrahlung).
Probleme können aber dort entstehen, wo das deutsche Sozialversicherungsrecht eine Ausstrahlung vorsieht, die jeweilige ausländische Rechtsordnung aber keine sog. Einstrahlung zulässt. In diesen Fällen droht eine Doppelversicherungspflicht in den Sozialversicherungssystemen.
Sozialversicherungspflicht in EU, EWR und Schweiz harmonisiert
Für Entsendungen innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz wurde dies durch die VO (EG) Nr. 883/2004 und die dazugehörige DurchführungsVO (EG) Nr. 987/2009 harmonisiert. Zur Vermeidung der Doppelversicherung schreibt die Verordnung fest, dass Arbeitnehmer innerhalb der EU nur in einem der Mitgliedstaaten sozialversicherungspflichtig sind. Grundsätzlich ist dies der Mitgliedstaat, in dem der Arbeitnehmer seine Tätigkeit im Wesentlichen ausübt.
Dieses sog. Beschäftigungsortprinzip wird jedoch für Entsendungen, die eine voraussichtliche Dauer von 24 Monaten nicht überschreiten, durchbrochen: In diesen Fällen unterliegen Arbeitnehmer, die von ihren Arbeitgebern in andere Mitgliedstaaten entsandt wurden, trotz Beschäftigung im Ausland weiterhin allein der Sozialversicherung des Heimatlandes.
Aber: A1-Bescheinigung ist einzuholen und stets mitzuführen
Um einer möglichen Doppelversicherung zu entgehen, ist jeder Beschäftigte bereits seit dem 1. Mai 2010 verpflichtet, eine sog. A1-Bescheinigung bei sich zu führen. Der Arbeitgeber muss die A1-Bescheinigung frühestmöglich vor Beginn der Auslandsdienstreise beantragen. Diese dient als Nachweis, dass der Beschäftigte dem Sozialversicherungsrecht seines Heimatlandes unterliegt und bindet insoweit auch die ausländischen Sozialversicherungsbehörden.
Nach dem relevanten europarechtlichen Verständnis ist unter einer Entsendung aber auch jede Auslandsdienstreise zu verstehen. Eine zeitliche Bagatellgrenze ist in den einschlägigen Verordnungen nicht vorgesehen. Folglich ist für jede noch so kurze grenzüberschreitende Tätigkeit das Einholen und Mitführen einer A1-Bescheinigung notwendig. Dies gilt immer dann, wenn die Tätigkeit im Ausland auf Veranlassung des Arbeitgebers erfolgt, d.h. auch bei der Teilnahme an Konferenzen, Fortbildungen etc.
Verstärkte Kontrollen im Ausland
Bereits seit Jahren finden insbesondere in Frankreich und Österreich strenge Kontrollen statt. Wer keine A1-Bescheinigung vorweisen kann, muss mit empfindlichen Bußgeldern von bis zu EUR 10.000 pro Einzelfall rechnen, die sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer treffen können. Darüber hinaus kann der Zutritt zum Firmen- oder Messegelände verweigert werden oder es können auch unmittelbar Sozialversicherungsbeiträge eingezogen werden. Nur wer nachweisen kann, dass eine A1-Bescheinigung vor Antritt der Dienstreise beantragt wurde, kann diesen Sanktionen in Frankreich und Österreich bislang noch entgehen.
Solche Kontrollen werden auch in anderen Ländern weiter zunehmen. Hintergrund ist, dass bereits seit Juli 2017 ein Datenaustausch zwischen den europäischen Sozialversicherungsträgern stattfindet. Die Europäische Kommission hat hierzu ein System (EESSI) zur Verfügung gestellt, das die Mitgliedstaaten bis spätestens Juli 2019 in ihre nationalen Systeme einzubinden haben.
Beantragung der A1-Bescheinigung ab Januar 2019 nur noch elektronisch möglich
Im Zuge der Einbindung von EESSI in das deutsche System hat der Gesetzgeber bereits seit Januar 2018 die Möglichkeit geschaffen, A1-Bescheinigungen elektronisch zu beantragen. Zum 1. Januar 2019 sollte das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren für Arbeitgeber verpflichtend werden.
Das Verfahren wird nach § 106 SGB IV mittels systemgeprüfter Abrechnungsprogramme oder einer maschinellen Ausfüllhilfe möglich sein und kann somit unmittelbar in die Entgeltabrechnungssysteme eingebunden werden. Aufgrund der vorhersehbaren technischen Schwierigkeiten haben sich die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung darauf verständigt, dass Arbeitgebern in begründeten Einzelfällen gestattet werden kann, bis zum 30. Juni 2019 weiterhin Papieranträge zu verwenden.
Die Anträge sind bei gesetzlich Krankenversicherten bei der jeweiligen Krankenkasse zu stellen. Für privat Versicherte ist die Deutsche Rentenversicherung zuständig. Eine Ausnahme bilden die Arbeitnehmer in einem berufsständischen Versorgungswerk. Hier ist der Antrag bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen zu stellen.
A1-Bescheinigung: Ein oft unbekanntes Risiko für Unternehmen
Zahlreichen Unternehmen und Arbeitnehmern ist die Pflicht zur Einholung und Mitführung einer A1-Bescheinigung gänzlich unbekannt, insbesondere bei nur kurzen Auslandsaufenthalten. Unternehmen sind daher gut beraten, spätestens mit der verpflichtenden Nutzung des elektronischen Antrags- und Bescheinigungsverfahrens einen internen Prozess zu etablieren, der die Beantragung einer A1-Bescheinigung und deren Weitergabe an den Arbeitnehmer noch vor Beginn der Auslandsdienstreise sicherstellt. Entsprechende Verpflichtungen treffen im Übrigen auch Selbständige.
Update: Auslandsdienstreise ohne A1-Bescheinigung soll möglich werden
Eine Überarbeitung der Verordnungen zur Koordinierung der Sozialversicherungssysteme der Mitgliedstaaten wurde beschlossen. Die Auslandsdienstreise ohne A1-Bescheinigung ist in Aussicht.
