Für die Liebhaber der trockenen (aber umso wichtigeren) Formalien der Aufsichtsratssitzung beschäftigen wir uns heute mit der Einladung:
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Wie sieht die Einberufungserklärung inhaltlich aus?
Die Einberufung muss inhaltlich die Aktiengesellschaft durch Angabe von Firma und Sitz bezeichnen. Sie muss erkennen lassen, wer einberuft und muss Ort, Tag und Tageszeit mitteilen und jedes einzelne Aufsichtsratsmitglied einladen. Außerdem müssen die Gegenstände der Tagesordnung angegeben werden. Bedeutung hat die vollständige Mitteilung der Tagesordnungspunkte deshalb, weil ein Aufsichtsratsbeschluss über einen Tagesordnungspunkt, der nicht rechtzeitig mitgeteilt war, fehlerhaft ist. Dies gilt allerdings dann nicht, wenn sich die anwesenden Aufsichtsratsmitglieder mit dem Verfahren einverstanden erklärt haben und abwesenden Mitgliedern Gelegenheit gegeben worden ist, der Beschlussfassung innerhalb angemessener Zeit zu widersprechen oder nachträglich ihre Stimme abzugeben.
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Kann man die Tagesordnung noch nach der Einberufung ergänzen?
Grundsätzlich hat jedes Aufsichtsratsmitglied das Recht, sowohl eine Ergänzung angekündigter als auch die Aufnahme neuer Tagesordnungspunkte zu verlangen. Die Entscheidung hierüber obliegt dem Vorsitzenden. Ist der Änderungsantrag rechtzeitig gestellt und lässt der Vorsitzende den Tagesordnungspunkt zu, so leitet der Vorsitzende eine ergänzte Tagesordnung fristgerecht an die anderen Mitglieder des Aufsichtsrates zu. Wann ein Änderungsabtrag fristgerecht gestellt ist, lässt sich nicht eindeutig beantworten. Jedenfalls dürfte ein Antrag wohl rechtzeitig sein, wenn er innerhalb von drei Tagen nach der Einberufung gestellt wird und unverzüglich durch den Vorsitzenden weitergeleitet wird. In der Praxis geschieht es aber dennoch häufig, dass Ergänzungsanträge erst zum Sitzungsbeginn gestellt werden. Dann liegt auf jeden Fall ein Fristversäumnis vor. Der Aufsichtsrat kann dann nur über diesen neuen Tagesordnungspunkt mit Zustimmung aller Aufsichtsratsmitglieder entscheiden. Fehlt ein Aufsichtsratsmitglied, so muss seine Zustimmung nachträglich eingeholt werden.
Sofern die Tagesordnung den Tagesordnungspunkt „Verschiedenes“ vorsieht, darf nur im allseitigen Einverständnis ein Beschluss gefasst werden, es sei denn, eine bestimmte Beschlussfassung ist hierzu angekündigt und vorbereitet.
Zu Teil 1 der Serie: Wer lädt wie wann ein?
Beim nächsten Mal in dieser Serie: Beschluss und Beschlussfähigkeit
