Die meisten Kündigungsschutzprozesse enden mit Abfindungsvergleichen. Diese können für Arbeitgeber lohnsteuerliche Risiken bergen.
Der Arbeitnehmer muss die Abfindung, die ihm der Arbeitgeber für den Verlust des Arbeitsplatzes zahlt, als Einkommen versteuern (§§ 2, 19, 24 EStG). Allerdings ist die Abfindung steuerlich begünstigt. Es gilt die sogenannte Fünftel-Regelung (§§ 34, 24 EStG).
Gäbe es sie nicht, würde die Abfindung im Jahr ihrer Auszahlung mit den sonstigen Einkünften zusammengerechnet, so dass die Einkünfte in diesem Jahr besonders hoch wären. Da der Steuersatz mit zunehmendem Einkommen stärker ansteigt (Steuerprogression), ergäbe sich für den Arbeitnehmer ein höherer Steuersatz als sonst. Diese steuerliche Mehrbelastung führte dazu, dass von der Abfindung wenig übrigbliebe.
Um dies zu vermeiden, wird mittels der Fünftel-Regelung unterstellt, dass der Arbeitnehmer von der Abfindung in fünf aufeinanderfolgenden Jahren jeweils ein Fünftel erhalten hätte. Durch diese fiktive Verteilung der Abfindung auf mehrere Jahre wird die Steuerprogression abgemildert.
Arbeitgeber haftet für Lohnsteuer
Die Erhebung der Einkommensteuer, die auf die Abfindung entfällt, erfolgt über die Lohnsteuer (§ 38 EStG; die Kirchenlohnsteuer und der Solidaritätszuschlag werden hier der Einfachheit halber außer Acht gelassen). Zwar schuldet der Arbeitnehmer die Lohnsteuer. Der Arbeitgeber muss sie aber von der Abfindung einbehalten und an das Finanzamt abführen (§ 39b EStG).
Für die korrekte Entrichtung der Lohnsteuer haftet der Arbeitgeber. Führt er einen zu geringen Betrag ab, kann das Finanzamt ihn unmittelbar in Anspruch nehmen. Denn Arbeitnehmer und Arbeitgeber haften als Gesamtschuldner (§ 42d EStG). Zwar hat der Arbeitgeber, wenn er die Steuern nachzahlt, einen Erstattungsanspruch gegen den (ehemaligen) Arbeitnehmer. Ob er von diesem das Geld tatsächlich erlangen kann, ist aber ungewiss. Arbeitgeber sollten daher von vornherein ihre eigene steuerliche Haftung vermeiden, indem sie sich mit den typischen Problemen des Lohnsteuerabzugs bei Abfindungen vertraut machen.
Keine Netto-Abfindung vereinbaren
Oberstes Gebot ist, dem Arbeitnehmer keine Netto-Abfindung zuzusagen. Denn in solch einem Fall muss der Arbeitgeber die auf die Abfindung entfallenden Steuern aus eigener Tasche zahlen. Der Vergleich sollte daher entweder vor dem Abfindungsbetrag das Wort „brutto″ oder (noch besser) den Satz enthalten, dass der Arbeitnehmer alle auf die Abfindung entfallenden Steuern trägt. Wenn sich eine Netto-Abfindung nicht vermeiden lässt, etwa weil der Arbeitnehmer eine starke Verhandlungsposition hat und auf ihr beharrt, kann folgende Formulierung gewählt werden:
Der Arbeitgeber zahlt an den Arbeitnehmer für den Verlust des Arbeitsplatzes eine Abfindung in Höhe von EUR 10.000. Die auf die Abfindung entfallende Lohnsteuer nebst Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag trägt der Arbeitgeber. Die vom Arbeitgeber zu tragenden Steuern sind auf EUR 1.000 begrenzt. Darüber hinaus gehende Steuern trägt der Arbeitnehmer, sie werden von der Abfindung in Abzug gebracht.
Diese Klausel hilft, den Arbeitgeber vor bösen Überraschungen zu schützen. Denn in der Zeit zwischen Vereinbarung und Auszahlung der Abfindung können sich die Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers ändern. Beispielsweise kann ein Kind seine Ausbildung beenden mit der Folge, dass dem Arbeitnehmer kein Kinderfreibetrag mehr zusteht. Hierdurch erhöht sich die Lohnsteuer. Bereits aus diesem Grund sollte die Steuerlast des Arbeitgebers wenigstens der Höhe nach begrenzt werden.
Finanzielle Leistungen für zusätzliche Gegenleistungen des Arbeitnehmers nicht steuerlich begünstigt
Vorsicht ist geboten, wenn die Abfindung nicht nur für den Verlust des Arbeitsplatzes gezahlt wird, sondern auch anderen Zwecken dient. Die Steuerbegünstigung durch die Fünftel-Regelung gilt nur für Entschädigungen, die dem Arbeitnehmer aus Anlass der Auflösung des Arbeitsverhältnisses als Ersatz für entgangene oder entgehende Einnahmen gewährt werden (§§ 34, 24 EStG).
Wenn dem Arbeitnehmer ein Teil der Abfindung als Gegenleistung dafür gezahlt wird, dass er über bestimmte Vorgänge, die sich während des Arbeitsverhältnisses ereignet haben, Stillschweigen wahrt, ist dieser Teil der Abfindung nicht steuerlich begünstigt, sondern unter Umständen wie normales Einkommen zu versteuern (BFH, Urteil v. 11. Juli 2017 – IX R 28/16). Für den Arbeitgeber bedeutet dies, dass er für diesen Teilbetrag der Abfindung mitunter Lohnsteuer nach dem normalen Steuertarif, also ohne Steuerbegünstigung durch die Fünftel-Regelung, abführen muss.
Vorsicht bei Ratenzahlung
Zuweilen vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer, dass die Abfindung in Raten gezahlt werden soll. Grund hierfür kann sein, dass die Raten als Überbrückungsgeld dienen, also dem Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum ein festes Einkommen sichern sollen. Denkbar ist auch, dass der Arbeitnehmer wegen einer Lohnpfändung die Abfindung über einen längeren Zeitraum verteilen möchte.
Folgendes muss der Arbeitgeber bei einer Ratenzahlung wissen: Die Fünftel-Regelung mit ihren Vorteilen für den Arbeitnehmer gilt nur, wenn die gesamte Abfindung in einem Jahr ausgezahlt wird (sog. Zusammenballung von Einkünften). Wird sie in mehrere Beträge aufgeteilt, die in unterschiedlichen Jahren fließen, ist die Fünftel-Regelung in der Regel nicht anwendbar (BFH, Urteil v. 2. September 1992 – XI R 63/89; FG Thüringen, Urteil v. 7. Dezember 2011 – 1 K 578/10). Der Arbeitgeber muss also die Lohnsteuer ohne Berücksichtigung der Fünftel-Regelung berechnen.
In Ausnahmefällen gilt die Fünftel-Regelung aber auch bei einer Aufsplittung der Abfindung und Verteilung auf mehrere Jahre. Dies kann der Fall sein, wenn dem Arbeitnehmer neben einer Hauptentschädigung aus Gründen der sozialen Fürsorge für eine gewisse Übergangszeit ergänzende Entschädigungszusatzleistungen gewährt werden. Die ergänzenden Leistungen müssen aber so bemessen sein, dass ihr Betrag den Wert der Hauptleistung bei Weitem nicht erreicht (BFH, Urteil v. 28. Juni 2006 – XI R 58/05). Daneben gilt die Fünftel-Regelung auch dann, wenn der weit überwiegende Teil der Abfindung in einem Jahr, in dem anderen Jahr hingegen nur ein geringfügiger Teil ausgezahlt wird (BFH, Urteil v. 2. August 2016 – VIII R 37/14).
Praxistipp: Anrufungsauskunft des Finanzamts
Ob einer der genannten Ausnahmefälle vorliegt, kann der Arbeitgeber nur schwer beurteilen. Er weiß nicht, welche Maßstäbe das Finanzamt bei den unbestimmten Rechtsbegriffen („gewisse Übergangszeit″, „weit überwiegend″ etc.) anlegen wird.
Das Gesetz hilft ihm aber: Der Arbeitgeber kann sein Betriebsstättenfinanzamt um Auskunft darüber bitten, wie die Lohnsteuer zu berechnen ist (Anrufungsauskunft nach § 42e EStG). Diese Auskunft ist gebührenfrei und für das Lohnsteuerabzugsverfahren verbindlich. Der Arbeitgeber muss, wenn er sich an die Auskunft hält, in Zukunft keine Steuernachforderung befürchten.
Arbeitnehmer kann sich auf Anrufungsauskunft nicht verlassen
Der Arbeitnehmer hingegen kann sich auf die Auskunft nicht verlassen. Sein Wohnsitzfinanzamt kann bei der Veranlagung zur Einkommensteuer eine andere Auffassung vertreten als das Betriebsstättenfinanzamt. Es ist also nicht ausgeschlossen, dass das Betriebsstättenfinanzamt die Fünftel-Regelung für anwendbar hält, der Arbeitgeber deshalb die Lohnsteuer unter Berücksichtigung dieser Steuerbegünstigung berechnet und abführt, dann jedoch das Wohnsitzfinanzamt bei Erlass des Einkommensteuerbescheids die Fünftel-Regelung für unanwendbar hält. In diesem Fall wird der Arbeitnehmer voraussichtlich eine Steuernachzahlung leisten müssen, weil im Wege des Lohnsteuerabzugs ein zu geringer Steuerbetrag einbehalten wurde.
Für diese Einkommensteuernachzahlung haftet allein der Arbeitnehmer, nicht hingegen der Arbeitgeber, vorausgesetzt der Arbeitgeber hat die Auskunft des Betriebsstättenfinanzamts bei der Berechnung der Lohnsteuer beachtet und dem Betriebsstättenfinanzamt bei Beantragung der Auskunft alle relevanten Informationen mitgeteilt (vgl. § 42d I Nr. 3 EStG).
