Ausschlussfristen gehören aus Arbeitgebersicht zum zwingenden Inhalt eines jeden Arbeitsvertrags. Wir berichten über aktuelle Rechtsprechung hierzu.
Zahlreiche Arbeitsverträge enthalten Ausschlussfristen (auch Verfallfristen genannt). Solche Ausschlussfristen sind wichtig, weil im Arbeitsverhältnis eine Vielzahl von Ansprüchen (z. B. Gehalt, Überstundenvergütung, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall) entstehen. Schnell kann Streit darüber entstehen, wie hoch ein Anspruch ist und ob er bereits erfüllt wurde.
Ausschlussfristen lassen Ansprüche erlöschen
Wäre nur die allgemeine Verjährungsfrist maßgeblich, müssten Arbeitgeber sämtliche Unterlagen, die sie im Streitfall für einen Beweis benötigen, viele Jahre lang aufbewahren. Dies gilt etwa für die Dokumentation von Überstunden, wenn ein Arbeitnehmer* nach Jahr und Tag behauptet, in einem bestimmten Monat zwei Stunden mehr gearbeitet zu haben, als ihm bislang vergütet worden seien.
Deshalb sind Ausschlussfristen wichtig. Anders als Verjährungsfristen begründen sie nicht nur ein Leistungsverweigerungsrecht, auf das der Arbeitgeber sich berufen kann. Sie führen zum Erlöschen von Ansprüchen.
Einstufige und zweistufige Ausschlussfristen
In der Praxis wird zwischen ein- und zweistufigen Ausschlussfristen unterschieden. Eine einstufige Ausschlussfrist sieht vor, dass Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verfallen, wenn sie nicht innerhalb einer bestimmten Frist von z. B. drei Monaten nach Fälligkeit vom Arbeitnehmer oder Arbeitgeber gegenüber der jeweils anderen Vertragspartei schriftlich (seit 1. Oktober 2016: in Textform) geltend gemacht wurden. Diese Formulierung ist wichtig. Die Frist muss sowohl für Ansprüche des Arbeitnehmers als auch für solche des Arbeitgebers gelten. Andernfalls benachteiligt sie den Arbeitnehmer unangemessen und ist damit unwirksam (§ 307 Abs. 1 BGB).
Eine zweistufige Ausschlussfrist verbindet die Frist für die Geltendmachung mit einer Klagefrist. Sie kann etwa vorsehen, dass alle Ansprüche des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers aus dem Arbeitsverhältnis innerhalb von drei Monaten gegenüber dem jeweils anderen schriftlich (in Textform) geltend zu machen sind (1. Stufe). Wenn der jeweils andere den Anspruch ablehnt oder sich nicht innerhalb von vier Wochen nach Erhalt des Schreibens äußert, verfallen die Ansprüche, es sei denn sie werden innerhalb einer weiteren Frist von drei Monaten mittels Klage beim Arbeitsgericht geltend gemacht (2. Stufe).
Für Arbeitsverträge, die seit dem 1. Oktober 2016 abgeschlossen werden, darf nur noch auf die Textform abgestellt werden. Hintergrund ist die Neufassung des § 309 Nr. 13 b) BGB). Bei „Altverträgen″, die vor dem 1. Oktober 2016 abgeschlossen wurden, ist ein Abstellen auf die „schriftliche″ Geltendmachung aber unschädlich (vgl. BAG, Urteil v. 17. April 2019 – 5 AZR 331/18).
Ausschlussfrist gilt nicht für Mindestlohn
Probleme entstanden mit dem Inkrafttreten des Mindestlohngesetzes am 1. Januar 2015. Denn Vereinbarungen, die die Geltendmachung des Anspruchs auf den Mindestlohn beschränken oder ausschließen, sind unwirksam (§ 3 MiLoG). Da im Arbeitsvertrag enthaltene Verfallklauseln in aller Regel Allgemeine Geschäftsbedingungen sind, sind sie unwirksam, soweit sie von einer gesetzlichen Regelung abweichen und mit wesentlichen Grundgedanken dieser Regelung nicht zu vereinbaren sind (§ 307 Abs. 2 BGB). Da eine geltungserhaltende Reduktion Allgemeiner Geschäftsbedingungen nicht möglich ist, muss eine Verfallklausel inzwischen zwingend den Zusatz enthalten, dass sie nicht für unabdingbare gesetzliche Ansprüche gilt. Andernfalls ist sie insgesamt unwirksam, so dass sie für keine Ansprüche mehr gilt (BAG, Urteil v. 18. September 2018 – 9 AZR 162/18).
Aber was gilt für all die Arbeitsverträge, die vor dem Inkrafttreten des Mindestlohngesetzes geschlossen wurden? Die Arbeitgeber konnten seinerzeit nicht vorhersehen, dass der Mindestlohn eingeführt würde. Hier hat das BAG bereits für Entwarnung gesorgt: Wurde der Arbeitsvertrag vor dem 1. Januar 2015 geschlossen, ist die Verfallklausel hinsichtlich der Ansprüche auf den Mindestlohn zwar unwirksam, im Übrigen aber wirksam (BAG, Urteil v. 30. Januar 2019 – 5 AZR 43/18). Arbeitgeber können sich also weiterhin auf sie berufen, wenn es um eine Jahressonderzahlung, eine Reisekostenentschädigung oder Gehaltsbeträge oberhalb des Mindestlohns geht.
Geltendmachung von Ansprüchen
Die Ansprüche müssen – so sehen es die meisten Verfallklauseln vor – vor Fristablauf schriftlich (in Textform) geltend gemacht werden. Das BAG hat jüngst klargestellt, was unter einer Geltendmachung zu verstehen ist: Der Anspruchssteller muss den Anspruchsgegner zur Erfüllung des Anspruchs auffordern. Dies setzt voraus, dass er den Grund des Anspruchs, den Zeitraum, in dem er entstanden sein soll, und seine Höhe hinreichend deutlich bezeichnet. Für den Anspruchsgegner müssen die Art des Anspruchs sowie die Tatsachen, auf die er gestützt wird, erkennbar sein.
Deshalb genügt es nicht, wenn der Arbeitnehmer um ein Personalgespräch bittet und dem Arbeitgeber zur Vorbereitung des Gesprächs eine Liste mit Gesprächsthemen übergibt, in der z. B. „Tantiemen für das Jahr 2018″ steht (BAG, Urteil v. 17. April 2019 – 5 AZR 331/18). Noch nicht einmal der Umstand, dass der Arbeitnehmer im Gespräch mündlich die Zahlung der Tantiemen verlangt, genügt, wenn nach der Ausschlussklausel – was die Regel ist – eine schriftliche Geltendmachung des Anspruchs (oder bei „Neuverträgen″: eine Geltendmachung in Textform) erforderlich ist.
Praxistipp: Ausschlussfristen überprüfen
Arbeitgeber sollten prüfen, ob die Ausschlussklauseln in „Altverträgen″ noch den Anforderungen der neuen höchstrichterlichen Rechtsprechung genügen. Verwenden Arbeitgeber in neu abzuschließenden Verträgen Verfallklauseln, die nicht ausdrücklich den Anspruch auf den Mindestlohn von ihrem Anwendungsbereich ausnehmen, riskieren sie, dass die Klauseln insgesamt unwirksam sind.
*Gemeint sind Beschäftigte jeder Geschlechtsidentität. Lediglich der leichteren Lesbarkeit halber wird künftig bei allen Bezeichnungen nur noch die grammatikalisch männliche Form verwendet.
