Ob Sitzungen des GmbH-Aufsichtsrats in Zeiten von Corona via Video- oder Telefonkonferenz abgehalten werden können, hängt vom Gesellschaftsvertrag ab.
Auch in Zeiten der Corona-Krise muss die Arbeits- und Beschlussfähigkeit des Aufsichtsrats gewährleistet sein. Vor dem Hintergrund, dass ein physisches Zusammentreffen der Mitglieder des Aufsichtsrats möglichst vermieden werden soll, stellt sich die Frage, inwiefern Aufsichtsratssitzungen auch via Video- oder Telefonkonferenz abgehalten werden können. Die Zulässigkeit im Einzelfall hängt von der konkreten Ausgestaltung des Gesellschaftsvertrags ab.
+++ Update +++ 31. März 2020 +++ Update +++
Rechtliche Grundlagen der Beschlussfassung bei Aufsichtsräten einer GmbH
Grundsätzlich wird im Recht des Aufsichtsrats zwischen Beschlussfassungen „in Sitzungen“ und Beschlussfassungen „auf andere Weise“ unterschieden:
Nach § 52 GmbHG in Verbindung mit § 110 AktG muss der Aufsichtsrat einer GmbH regelmäßig Sitzungen abhalten. Sollte der Gesellschaftsvertrag der GmbH den Begriff der „Sitzung“ nicht definieren, stellt sich die Frage, ob neben Präsenzsitzungen auch Video- oder Telefonkonferenzen der Aufsichtsratsmitglieder unter diesen Begriff fallen. Die herrschende Meinung setzt die Videokonferenz der Abhaltung einer Präsenzsitzung gleich. Begründet wird diese Auffassung im Wesentlichen damit, dass via einer Videokonferenz die unmittelbare und gleichzeitige Kommunikation der Aufsichtsratsmitglieder untereinander durch uneingeschränkte Sicht- und Hörbarkeit gewährleistet sei. Zudem wird auf den Wortlaut des § 110 AktG („abhalten“) sowie auf die Regierungsbegründung zum TransPuG verwiesen.
Hinsichtlich der Zulässigkeit der Abhaltung von Aufsichtsratssitzungen via Telefonkonferenz ist das Meinungsbild im gesellschaftsrechtlichen Schrifttum hingegen uneinheitlich. Hier wird vertreten, dass eine Telefonkonferenz nicht als Sitzung anzusehen ist. Die Frage bleibt aber ungeklärt.
§ 108 Abs. 3 und 4 AktG – die auch ohne einen Verweis in § 52 GmbHG sowohl beim fakultativen als auch beim obligatorischen GmbH-Aufsichtsrat Anwendung finden – erweitern die Möglichkeiten der Beschlussfassung: Nach § 108 Abs. 3 AktG können abwesende Aufsichtsratsmitglieder dadurch an der Beschlussfassung des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse teilnehmen, dass sie schriftliche Stimmabgaben überreichen lassen (sog. Überreichung durch den Stimmboten). Die Beschlussfassung auf „auf andere Weise“ ist in § 108 Abs. 4 AktG geregelt: Danach sind schriftliche, fernmündliche oder andere vergleichbare Formen der Beschlussfassung des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse vorbehaltlich einer näheren Regelung durch die Satzung oder einer Geschäftsordnung des Aufsichtsrats dann zulässig, wenn kein Aufsichtsratsmitglied diesem Verfahren widerspricht. Damit ist – vorbehaltlich anders lautender gesellschaftsvertraglicher Regelungen – eine Beschlussfassung des Aufsichtsrats via Telefonkonferenz zulässig, wenn kein Aufsichtsratsmitglied einem solchen Verfahren widerspricht.
Neues Gesetz enthält nur punktuelle Erleichterung für die Beschlussfassung
Nach dem neuen Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht kann der Vorstand einer AG, KGaA, SE oder eines Versicherungsvereins auf Gegenseitigkeit entscheiden, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre abgehalten wird (Art. 2 § 1 Abs. 2). Diese Entscheidung des Vorstands steht nach Art. 2 § 1 Abs. 6 unter dem Vorbehalt der Zustimmung des Aufsichtsrats. Diesen Zustimmungsbeschluss kann der Aufsichtsrat – abweichend von § 108 Abs. 4 AktG und ungeachtet der Regelungen in der Satzung oder der Geschäftsordnung – ohne physische Anwesenheit der Mitglieder schriftlich, fernmündlich oder in vergleichbarer Weise fassen. Eine über diese Regelung hinausgehende Erleichterung bei der Beschlussfassung von Aufsichtsräten ist in dem Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie nicht enthalten. Daraus lässt sich ableiten, dass – wenn der Gesellschaftsvertrag einer GmbH die physische Anwesenheit aller oder eines Teils der Aufsichtsratsmitglieder verlangt – diese auch nach wie vor für die rechtswirksame Beschlussfassung gegeben sein muss.
Entscheidend: Ausgestaltung des konkreten Gesellschaftsvertrags
Ob die Abhaltung der Aufsichtsratssitzung via Video- oder Telefonkonferenz im Einzelfall rechtlich zulässig ist, hängt damit nach wie vor entscheidend von der jeweiligen konkreten gesellschaftsvertragliche Ausgestaltung ab. In der Praxis ist für die Beschlussfähigkeit des Aufsichtsrats häufig statutarisch erforderlich, dass ein Teil der Aufsichtsmitglieder bei der Beschlussfassung „anwesend“ sind. Der Begriff der „Anwesenheit“ lässt sich dabei so auslegen, dass die Aufsichtsratsmitglieder persönlich physisch an der Aufsichtsratssitzung teilnehmen müssen. Verlangt der Gesellschaftsvertrag beispielsweise für die Beschlussfähigkeit des Aufsichtsrats, dass mehr als die Hälfte der Mitglieder anwesend sind und an der Beschlussfassung teilnehmen, dürfte jedenfalls eine Beschlussfassung via einer reinen Telefonkonferenz unzulässig sein. Versteht man „Anwesenheit“ als eine physischen Teilnahme an der Sitzung, so dürfte auch die Abhaltung der Aufsichtsratssitzung via einer reinen Videokonferenz unzulässig sein. Ein anderes Verständnis erscheint vertretbar zu sein. Aber es verbleiben Zweifel, insbesondere vor dem Hintergrund, dass es bislang klares Ziel war, die Aufsichtsratsmitglieder dazu anzuhalten persönlich zu erscheinen.
Der Aufsichtsrats ist in jedem Fall beschlussfähig, wenn der nach dem Gesellschaftsvertrag erforderliche Teil der Aufsichtsratsmitglieder tatsächlich physisch an der Sitzung teilnimmt und ein anderer Teil der Aufsichtsratsmitglieder via Video- oder Telefonkonferenz der Sitzung zugeschaltet sind.
Verstoß gegen Verfahrensvorschriften hat schwerwiegende Konsequenzen
Sollte der Aufsichtsratsbeschluss entgegen den Verfahrensregelungen des Gesellschaftsvertrags gefasst worden sein, so gilt Folgendes: Nach der Rechtsprechung sind Aufsichtsratsbeschlüsse nichtig, die verfahrensmäßig oder inhaltlich gegen zwingendes Gesetzes- oder Satzungsrecht schwerwiegend verstoßen. Die Verletzung der Vorschriften über die schriftlicheStimmabgabe oder die Beschlussfassung ohne Sitzung zählen zu den gravierenden Verfahrensmängeln. Eine Beschlussfassung ohne Sitzung und damit die Nichtigkeit des Aufsichtsratsbeschlusses dürfte dann anzunehmen sein, wenn der Beschluss entgegen den statutarisch vorgesehenen Erfordernissen gefasst wurde.
Aufsichtsratsbeschlüsse via Video- oder Telefonkonferenz stehen unter dem Vorbehalt des Gesellschaftsvertrags
Zusammengefasst lässt sich festhalten, dass die Zulässigkeit der Fassung von Aufsichtsratsbeschlüssen via Video- oder Telefonkonferenz nach wie vor unter dem Vorbehalt des Gesellschaftsvertrags steht. Sollte der Gesellschaftsvertrag die „Anwesenheit“ eines Teils der Aufsichtsratsmitglieder verlangen, so dürfte für die wirksame Beschlussfassung grundsätzlich die physische Präsenz des statutarisch vorgesehenen Teils der Aufsichtsratsmitglieder erforderlich sein. Eine Beschlussfassung entgegen einem so verstandenen statutarisch vorgesehenen Erfordernis hätte die Nichtigkeit des Aufsichtsratsbeschlusses zur Folge. Daran hat auch das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie nichts geändert.
In unserer Blogreihe „Coronavirus: Schutzschirm für die deutsche Wirtschaft″ informieren wir Sie über die getroffenen Hilfsmaßnahmen, deren Wirksamkeit und die sonst zu berücksichtigenden unternehmerischen „Stolpersteine″, die das Coronavirus mit sich gebracht hat. Bisher erfolgt sind Beiträge zur Aussetzung der Insolvenzantragspflicht und wie dies bei M&A-Transaktionen hilft, zum COVInsAG, zum Kurzarbeitergeld und der Kurzarbeitergeldverordnung sowie den Auswirkungen auf Kreditverträge. Es folgten Beiträge zu den steuerlichen Auswirkungen, zur EU-Beihilfemöglichkeiten, zum Schutz vor Kündigungen von Wohn- und Geschäftsräumen und Mietverhältnissen allgemein sowie zum Wirtschaftsstabilisierungsfond und damit verbundenen, offenen Fragen zum WSF. Weiter beschäftigten wir uns mit dem Erlass des BMI zu bauvertraglichen Fragen, mit Finanzhilfen für Unternehmen, den Fördermöglichkeiten und mit den steuerliche Maßnahmen, mit Cash-Pooling und dem Gesetz zum Darlehensnehmerschutz sowie den alternativen Wegen zur Abhaltung von Gesellschafterversammlungen und Aufsichtsratssitzungen.
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