Unsere Serie zu den rechtlichen Rahmenbedingungen der deutschen Aufsichtsratssitzung befasst sich heute mit der wichtigsten Sitzung dieses Organs:
Die Bilanzsitzung
In der Bilanzsitzung billigt der Aufsichtsrat den Jahresabschluss. Als Kontrollorgan ist der Aufsichtsrat verpflichtet, den Einzel- und den Konzernabschluss einschließlich der jeweiligen Lageberichte vor der Feststellung zu prüfen (§ 171 Abs. 1 AktG). Ergänzend hierzu steht dem Aufsichtsrat ein Einsichts- und Prüfungsrecht zu, das sich auf sämtliche Unterlagen, einschließlich der gesamten Buchführung, erstreckt (§ 171 Abs. 1 AktG).
Anwesenheit des Abschlussprüfers
Bei Verhandlungen des Aufsichtsrates über die vorgelegten Unterlagen des Jahresabschlusses in der Bilanzsitzung ist der Abschlussprüfer obligatorisch hinzuzuziehen. Der Aufsichtsrat handelt ansonsten pflichtwidrig. Der Prüfer hat nach § 171 Abs. 1 Satz 2 AktG im Rahmen seiner Teilnahme über die wesentlichen Ergebnisse seiner Prüfung zu berichten. Nachfolgende schriftliche Ergänzungen schließt dies nicht aus.
Obwohl im Aktiengesetz keine ausdrückliche Regelung vorgesehen ist, ist es doch einhellige Meinung, dass die Bilanzsitzung zum einen eine Präsenzsitzung der Aufsichtsratsmitglieder ist, für die Verfahrenserleichterungen (Video, Telefon etc.) nicht in Anspruch genommen werden können. Zum anderen muss der Abschlussprüfer tatsächlich anwesend sein. Dies gebietet die große Bedeutung der Bilanzsitzung.
Bericht des Aufsichtsrates
Gegenüber der Hauptversammlung ist der Aufsichtsrat berichtspflichtig. Bei nicht börsennotierten Gesellschaften muss der Bericht erstens das Ergebnis der durchgeführten Prüfung der Rechnungslegung umfassen. Zweitens muss mitgeteilt werden, in welcher Art und in welchem Umfang der Aufsichtsrat die Geschäftsführung der Gesellschaft geprüft hat. Ebenfalls vorgeschrieben für alle Gesellschaften ist die Stellungnahme zum Ergebnis der Abschlussprüfung. Der Bericht muss mit einer Schlusserklärung enden, in dem der Aufsichtsrat erklärt, ob er Einwendungen erhebt oder den aufgestellten Jahresabschluss billigt (§ 171 Abs. 2 Satz 4 AktG). Der Aufsichtsrat muss innerhalb einer Frist von einem Monat nach Zugang der vollständigen Vorstandsvorlagen dem Vorstand den Bericht zuleiten. Diese Frist kann höchstens um einen weiteren Monat verlängert werden. Erreicht den Vorstand der Aufsichtsratsbericht auch nicht innerhalb der weiteren Frist, gilt der Jahresabschluss als vom Aufsichtsrat nicht gebilligt (§ 171 Abs. 3 Satz 3 AktG). Die Hauptversammlung muss dann über die Feststellung entscheiden (§ 171 Abs. 3 Satz 1 AktG).
Zu Teil 1 der Serie: Wer lädt wie wann ein?
Zu Teil 2 der Serie: Wie muss die Einladung gestaltet sein?
Zu Teil 3 der Serie: Beschluss und Beschlussfähigkeit
Zu Teil 4 der Serie: Mehrheiten bei der Beschlussfassung
Zu Teil 5 der Serie: Dürfen Dritte anwesend sein?
Zu Teil 6 der Serie: Vertretung bei Beschlüssen
Zu Teil 7 der Serie: Beschlüsse ohne Sitzungen
Zu Teil 8 der Serie: Verfahrensfehler
Zu Teil 9 der Serie: Die Sprache des Aufsichtsrats
Zu Teil 10 der Serie: Das Sitzungsprotokoll
