Seit der Corona-Pandemie arbeiten Unternehmen im Ausnahmemodus. Wir zeigen auf, welche Entscheidungsmaßstäbe und Pflichten für Vorstände und Geschäftsführer gelten.
Die Auswirkungen der Covid-19 Pandemie (Coronavirus) sind derzeit kaum absehbar. Spätestens seit dem schrittweisen „Lock-down“ des öffentlichen Lebens, dem Abriegeln der Landesgrenzen innerhalb der EU und der Schließung vieler Großbetriebe haben sehr viele Unternehmen spürbar mit den Folgen der Coronakrise zu kämpfen.
Aus Sicht von Vorständen und Geschäftsführern stellt sich die Frage, welche Auswirkungen diese Kriuntese auf die ihnen obliegenden Pflichten hat und wie vermieden werden kann, dass ihr persönliches Haftungsrisiko aufgrund der drohenden negativen Auswirkungen auf das Unternehmen weiter steigt.
Ausgangspunkt: Das Krisenmanagement des Unternehmens
Ausgangspunkt für Maßnahmen der Geschäftsleitung ist das Krisenmanagement des Unternehmens. Nach dem gesetzlichen Mindeststandard ist der Vorstand einer Aktiengesellschaft zur Einrichtung eines Krisenfrüherkennungssystems als Teil des Risikomanagements verpflichtet (§ 91 Abs. 2 AktG).
Nach herrschender Meinung besteht rechtsformübergreifend eine vergleichbare Verpflichtung für die Geschäftsführung der GmbH und der GmbH & Co. KG. So ist nach ständiger Rechtsprechung des BGH der Geschäftsführer der GmbH jedenfalls verpflichtet, für eine beständige wirtschaftliche Selbstprüfung zu sorgen, die ihm einen jederzeitigen Überblick über die wirtschaftliche und finanzielle Situation der Gesellschaft ermöglicht (BGH Urteil v. 20. Februar 1995 – II ZR 9/94).
In der Praxis hat sich für alle Handelsgesellschaften die Einführung eines Risikomanagementsystems mit individuellen Maßnahmen zur Früherkennung (Risk Issue Spotting), Krisenprophylaxe (Risikoanalyse und Risikovorsorge) und Beseitigung der Krise (Krisenabwehrvorbereitung) etabliert. Mit Blick auf das aktuelle Coronavirus ist die Geschäftsleitung angehalten, laufend die (potentiellen) Risiken für das Unternehmen zu identifizieren und die Folgen für das Unternehmen zu analysieren.
Konkret etwa: Welche Auswirkungen hat die Schließung der EU-Außengrenzen auf Lieferbeziehungen? Drohen Liquiditätsengpässe für das Unternehmen? Müssen die Produktionskapazitäten des Unternehmens heruntergefahren werden? Besteht die Möglichkeit, Kurz- oder Schichtarbeit einzuführen oder staatliche Hilfen in Anspruch zu nehmen?
Die in der Krisenbewältigung zu beachtenden Entscheidungsmaßstäbe
Sind entsprechende Risiken für das Unternehmen identifiziert, stellt sich im nächsten Schritt die Frage, welche Maßnahmen die Geschäftsleitung zur Bewältigung der Krise ergreifen kann bzw. muss. Die aktuelle Situation zeigt dabei relativ deutlich, dass Maßnahmen vielfach nur anhand von Prognoseentscheidungen ergriffen werden können. Die tatsächlichen Auswirkungen und Folgen der Pandemie lassen sich kaum verlässlich vorhersagen.
Nach der gesetzlichen Grundkonzeption steht der Geschäftsleitung bei unternehmerischen Entscheidungen grundsätzlich ein weiter Ermessensspielraum zu (§ 93 Abs. 1 S. 2 AktG), sofern sie auf angemessener Tatsachengrundlage und frei von Sonderinteressen entscheidet (sog. Business Judgement Rule). Dies gilt dem Grunde nach nicht nur für den Vorstand einer Aktiengesellschaft, sondern auch für die Geschäftsführung einer GmbH, die allerdings zusätzlich an Weisungen der Gesellschafterversammlung gebunden ist. Rechtliche Grenzen des grundsätzlich weiten unternehmerischen Ermessenspielraums ergeben sich dabei zunächst aus der Bestandssicherungs- und Schadensabwendungspflicht. Dies verpflichtet die Geschäftsleitung, Maßnahmen zu ergreifen, welche den Bestand des Unternehmens sichern und Schäden von dem Unternehmen abwenden können.
Mit Blick auf die Coronakrise liegt der Fokus hierbei insbesondere auf der Sicherung der finanziellen Grundlage des Unternehmens. Muss die Geschäftsleitung aufgrund eines krisenbedingten Umsatzrückgangs von kurz- oder mittelfristigen Liquiditätsengpässen ausgehen, ist sie angehalten, diesen umgehend entgegenzuwirken. Dies kann etwa durch Verhandlungen mit Lieferanten und Gläubigern über längerfristige Zahlungsziele, Vereinbarungen mit Hausbanken über die Rückzahlungsmodalitäten laufender Kredite oder die Inanspruchnahme staatlicher Finanzierungshilfen (z.B. in Form von Sofortkrediten oder Kurzarbeitergeld) geschehen.
Darüber hinaus unterliegt die Geschäftsleitung der Legalitätspflicht, sie ist also an die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gebunden. Aus Sicht der Geschäftsleitung sind aktuell insbesondere ordnungsbehördliche- und arbeitsschutzrechtliche Anforderungen zu beachten. Die Geschäftsleitung hat zudem auch die Einhaltung kapitalmarktrechtlicher Publizitätspflichten (z.B. Ad-hoc Mitteilungen bei erheblichen Umsatzeinbußen) sowie die Insolvenzantragspflicht im Blick zu halten. Letztere ist allerdings durch das am 25. März 2020 durch den Bundestag verabschiedete COVInsAG bis zum 30. September 2020 ausgesetzt, wenn die Insolvenzreife auf den Folgen der Covid-19 Pandemie beruht.
Corona ist „Chefsache“ für alle Vorstände bzw. Geschäftsführer
Besteht die Geschäftsleitung, wie in den meisten Fällen üblich, aus mehreren Vorständen bzw. Geschäftsführern, gilt in der Krise die zuvor festgelegte Geschäftsverteilung zwar weiter, wird jedoch zu einer gesteigerten Überwachungspflicht aller Mitglieder der Geschäftsleitung. Wird diese nicht wahrgenommen, kann dies zu einer späteren persönlichen Haftung der Geschäftsleiter führen.
Sofern Entscheidungen zu treffen sind, die die Grundlagen der Gesellschaft oder gar deren Existenz betreffen, sind diese ungeachtet der Geschäftsverteilung ohnehin durch alle Geschäftsleiter zu fällen. Insoweit empfiehlt sich eine enge und regelmäßige Abstimmung aller Geschäftsleiter während der Krise, auch wenn der eigene Aufgabenbereich nicht oder nur wenig betroffen ist. Dies gilt insbesondere für Fragen der Liquiditätsplanung, Aufrechterhaltung der Kundenbeziehung und sämtliche Maßnahmen zur Sicherung der Arbeitsplätze und zum Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer.
Etwaige zuvor in einer Geschäftsordnung festgelegte Regeln über Sitzungsturnus und Entscheidungshäufigkeit des Gesamtvorstandes bzw. der Gesamtgeschäftsführung sind in der Krise anzupassen und gelten dann nicht mehr, wenn die besondere Lage eine häufigere Abstimmung verlangt.
Engmaschige Zusammenarbeit zwischen Geschäftsleitung, Gesellschafter und Aufsichtsrat
Neben der Geschäftsleitung sind auch der Aufsichtsrat und die Gesellschafter in die akute Krisenbewältigung miteinzubeziehen. Dem Aufsichtsrat, der grundsätzlich zur Überwachung der Geschäftsführung verpflichtet ist (§ 111 Abs. 1 AktG), kommt gerade bei der Krisenbewältigung eine gesteigerte Überwachungspflicht zu (sog. abgestufte Überwachungspflicht). Die intensivierte Pflicht zur Urteilsbildung trifft dabei nicht nur den Aufsichtsrat insgesamt, sondern jedes einzelne Aufsichtsratsmitglied.
Spiegelbildlich dazu kommt dem Vorstand eine gesteigerte Berichterstattungspflicht zu (sog. abgestufte Berichtspflicht). Insbesondere steht ihm im Krisenfall kein generelles Berichtsverweigerungsrecht zu. Insgesamt empfiehlt sich eine eng abgestimmte Zusammenarbeit zwischen Vorstand und Aufsichtsrat.
In Gesellschaften mit beschränkter Haftung ist auch die Einbeziehung der Gesellschafterversammlung in die Krisenbewältigung zu empfehlen. Dies gilt insbesondere vor dem Hintergrund der drastischen finanziellen Auswirkungen der Coronakrise. Die Gesellschafterversammlung muss spätestens dann einberufen werden, wenn die GmbH die Hälfte ihres Stammkapitals verloren hat (§ 49 Abs. 3 GmbHG).
Zu empfehlen ist eine enge Koordinierung angedachter Maßnahmen mit den Gesellschaftern auch schon eine Stufe vorher, da nur so eine etwaige spätere Haftung für etwaig durchgeführte schwerwiegende Maßnahmen (z.B. Betriebsschließungen, Kündigungen von Mitarbeitern) ausgeschlossen werden kann. In vielen Fällen sehen die Gesellschaftsverträge bei derartigen Maßnahmen die Zustimmung der Gesellschafterversammlung vor, die es zu beachten gilt.
Essentiell ist es, sicherzustellen, dass auch extrem kurzfristige Beschlüsse der Gesellschafterversammlung gefasst werden können. Möglich ist dabei, auf alternative Abstimmungsformen (z.B. per E-Mail oder Telefon) – sofern diese in der Satzung bereits zugelassen sind – zurückzugreifen, sodass eine Präsenzversammlung entbehrlich ist. Weitere Erleichterungen zur Beschlussfassung ohne Präsenzversammlungen sind insoweit allerdings auch in dem am 25. März 2020 durch den Bundestag verabschiedeten Gesetz zur Abmilderung der Folgen von Covid-19 vorgesehen. Sie reichen von der Möglichkeit der Abstimmung ohne Präsenzversammlung bei GmbHs bis zu abgekürzten Einladungsfristen oder Hauptversammlungen ohne physische Präsenz bei Aktiengesellschaften.
Geschäftsleitung erkrankt – Handlungsfähigkeit auch in Zeiten der Corona-Pandemie wahren
Insbesondere in akuten Krisenzeiten gilt, dass die Geschäftsleitung jederzeit handlungsfähig sein muss, um kurzfristigen Entwicklungen begegnen und dringende Entscheidungen treffen zu können. Konkret sollte daher auch in Zeiten von Corona geprüft werden, ob das bestehende Krisenmanagementsystem sicherstellt, dass die Geschäftsleitung handlungsfähig bleibt, auch wenn Teile der Geschäftsleitung krankheitsbedingt ausfallen.
Sind derzeit noch keine ausreichenden Regelungen in der Notfallplanung vorhanden, empfiehlt es sich, diese umgehend anzupassen. Gegebenenfalls kann es notwendig sein, weitere Geschäftsführer, Prokuristen oder Handlungsbevollmächtigte zu bestellen oder Ressortzuständigkeiten zu verlagern. Hierfür hat die Geschäftsführung zu berücksichtigen, dass es, je nach Gesellschaftsform oder Satzungsregelung, wieder der Entscheidung durch Gesellschafterversammlung oder Aufsichtsrat bedarf und die Beschlüsse daher rechtzeitig vorbereitet werden müssen.
In unserer Blogserie zu „Coronavirus: Handlungsempfehlungen für Unternehmen″ zeigen wir anhand der aktuellen Situation unternehmensbezogene Stolpersteine auf, die in Krisenzeiten zu beachten sind. Bereits erschienen sind Beiträge zu Verhandlungen, Verjährungen und Verfristungen sowie Haftungsfragen bei Absagen von Messen- und Veranstaltungen, zum Datenschutz trotz Corona und zu Möglichkeiten von Aktiengesellschaften zur Cash-Ersparnis sowie Vermögensübertragungen zu steuergünstigen Konditionen. In weiteren Beiträgen gehen wir ein auf die Erstellung eines Notfallplans, auf Vertriebsverträge und Tips Lieferanten in Krisenzeiten und auf Auswirkungen auf Lebensmittel- und Hygieneverordnungen. Im Anschluss haben wir uns mit der streitigen (gerichtliche) Auseinandersetzung befasst, sind auf kartellrechtliche Auswirkungen sowie die Bedeutung für den Kapitalmarkt eingegangen. Näher befasst haben wir uns auch mit „infizierten″ Vertragsverhandlungen, den Änderungen in Mittel- und Osteuropa sowie mit klinischen Studien und dem neuen EU-Leitfaden für Sponsoren uns Prüfärzte. Weiter geht es mit Pflichten zur Abgabe der Steuererklärung und eventuell steuerstrafrechtlichen Haftungsrisiken, dem Moratorium für Zahlungsverpflichtungen von Verbrauchern und Kleinstunternehmern, Unterstützungsmaßnahmen für Start-ups, das Kurzarbeitergeld, sowie den Erleichterungen für Stiftungen und Vereine und GmbH-Gesellschafterbeschlüsse. Es folgten weitere Beiträge zu Kooperationen im Gesundheitswesen und zu Sachspenden an Krankenhäuser, zum Marktzugang für persönliche Schutzausrüstung und Medizinprodukte, zur Beschlagnahmemöglichkeit von Schutzausrüstung durch den Staat und zu Auswirkungen auf laufende IT-Projekte.
Aktuelle Informationen zu COVID-19 finden Sie in unserem Corona Center auf unserer Website. Wenn Sie Fragen zum Umgang mit der aktuellen Lage und zu den Auswirkungen für Ihr Unternehmen haben, sprechen Sie unser CMS Response Team jederzeit gerne an.
