Zahlreiche Unternehmen schicken Ihre Mitarbeiter derzeit in Kurzarbeit oder Home-Office – wir erläutern steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Fragestellungen.
Seit dem Ausbruch der Corona-Pandemie haben in Deutschland eine Vielzahl von Unternehmen Kurzarbeit angeordnet oder ihre Mitarbeiter ins Home-Office geschickt. Wir versuchen zu den folgenden Themen Licht ins Steuerdunkel zu bringen:
- Steuerfreiheit von Kurzarbeitergeld und Besteuerung von Aufstockungsbeträgen
- Steuerliche Behandlung des Home-Office
- Unterstützung des Arbeitgebers zum Home-Office
+++ Update +++ 21. Dezember +++ Update +++
Steuerfreiheit von Kurzarbeitergeld
Das Kurzarbeitergeld ist steuerfrei (§ 3 Nr. 2 Buchst. a EStG), unterliegt jedoch bei der Einkommensteuerveranlagung dem sog. Progressionsvorbehalt, d.h. der Steuersatz auf das restliche Einkommen berechnet sich inkl. dem Kurzarbeitergeld. Der Arbeitgeber muss deshalb das Kurzarbeitergeld sowohl im Lohnkonto besonders aufzeichnen als auch in der Lohnsteuerbescheinigung gesondert übermitteln bzw. bescheinigen.
Tarifverträge können Regelungen enthalten, dass der Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen Zuzahlungen zum Kurzarbeitergeld leisten muss.
Für die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung von Arbeitgeberzuzahlungen (Zuschüsse oder Aufstockungsbeträge) zum Kurzarbeitergeld gilt Folgendes:
- Arbeitgeberzuzahlungen zum Kurzarbeitergeld sind grundsätzlich als Arbeitseinkommen voll steuerpflichtig und gehören zum Arbeitslohn. Der Arbeitgeber hat hierauf Lohnsteuer einzubehalten und fristgerecht an sein Betriebsstättenfinanzamt abzuführen.
- Vorrübergehende Ausnahme (§ 3 Nr. 28a EStG): Arbeitgeberzuzahlungen zum Kurzarbeitergeld und Saison-Kurzarbeitergeld, soweit sie zusammen mit dem Kurzarbeitergeld 80% des Unterschiedsbetrags zwischen dem Sollentgelt und dem Ist-Entgelt nach § 106 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch nicht übersteigen und sie für Lohnzahlungszeiträume, die nach dem 29. Februar 2020 beginnen und vor dem 1. Januar 2021 enden, geleistet werden, sind steuerfrei (unterliegen aber dem Progressionsvorbehalt).
- Zuschüsse des Arbeitgebers zum Kurzarbeitergeld zählen nicht als sozialversicherungspflichtiges Einkommen und werden daher nicht dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt zugerechnet, soweit sie zusammen mit dem Kurzarbeitergeld das fiktive Arbeitsentengelt nicht übersteigen (d.h. soweit der Zuschuss zusammen mit dem Kurzarbeitergeld 80% des Unterschiedsbetrages zwischen dem Sollentgelt und dem Ist-Entgelt nach § 106 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch nicht übersteigt).
Steuerliche Behandlung des Home-Office: Es bleibt bei allgemeinen Grundsätzen
Sobald Mitarbeiter, Selbständige oder Gewerbetreibende aufgrund der Corona-Krise im Home-Office und nicht mehr im Betrieb (des Arbeitgebers) tätig werden, stellt sich die Frage, ob vom Arbeitnehmer getragene Aufwendung für die Einrichtung und Betrieb eines häuslichen Arbeitszimmers steuerlich geltend gemacht werden können.
Es sei vorweggenommen, dass steuerrechtliche Sonderregelungen anlässlich der Corona-Situation bzgl. der Einrichtung eines Home-Office Arbeitsplatzes derzeit nicht bestehen und abgesehen von einem steuerfreien Zuschuss (s.u.) – soweit ersichtlich – auch nicht geplant sind. Die allgemeinen Grundsätze zur Abzugsfähigkeit bleiben bestehen und stellen Mitarbeiter, Selbständige oder Gewerbetreibende vor große Hürden, um insbesondere auch die kurzfristig entstehen Aufwendungen zur Einrichtung und dem Betrieb eines häuslichen Arbeitszimmers steuerlich geltend zu machen.
Update: Heimarbeit dürfte bald deutlich leichter von der Steuer abzusetzen sein. Die Bundesregierung hat einen Kompromiss für eine sogenannte Homeoffice-Pauschale ausgehandelt. Die Homeoffice-Pauschale, die sich steuerlich absetzen lässt, solle demnach EUR 600,00 pro Jahr betragen – unabhängig vom Nachweis eines separaten Arbeitszimmers (die Details dazu sind noch offen). Die Homeoffice-Pauschale soll jedoch in die Werbungskostenpauschale (EUR 1.000,00) eingerechnet werden, also nicht zusätzlich zu dieser gewährt werden.
Von den Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sind allgemeine Aufwendungen für die Anschaffung von Arbeitsmitteln und Bürogegenständen wie Laptop, Drucker oder Schreibutensilien sowie beruflich veranlasste Telekommunikationskosten abzugrenzen. Sie unterliegen nicht den Beschränkungen der Abzugsfähigkeit des häuslichen Arbeitszimmers. Beispielsweise können Aufwendungen für ein Laptop und/oder Drucker bei nachweislich beruflicher Nutzung in der Regel (aufgrund teils unterstellter Privatnutzung) zu 50% geltend gemacht werden. Manch andere Anschaffungen sind gar zu 100% abzugsfähig. Anschaffungen von über EUR 800,00 müssen über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Durch Arbeitnehmer geltend gemachte Werbungskosten wirken sich jedoch erst bei Überschreiten des jährlichen Werbungskostenpauschbetrags von EUR 1.000,00 aus.
Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen
Welche Kosten fallen aber unter die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer? Zum Beispiel (anteilige) Miete, Gebäude Abschreibung, Finanzierungskosten für das Arbeitszimmer, Instandhaltungsaufwendungen, Wasser-/Energiekosten und Aufwendungen für die Einrichtung des Arbeitszimmers.
Das Gesetz unterscheidet zunächst bei der Abzugsfähigkeit zwei Fälle:
- Für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit steht kein anderer Arbeitsplatz außer dem häuslichen Arbeitszimmer zur Verfügung, und
- das häusliche Arbeitszimmer stellt den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung des Steuerpflichtigen dar.
Im ersten Fall ermöglicht das Gesetz lediglich einen beschränkten Abzug der Aufwendungen von bis zu maximal EUR 1.250,00 pro Jahr. Im zweiten Fall ist ein unbeschränkter Abzug möglich, also dann, wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung darstellt.
Die meisten Steuerpflichtigen werden unter die erste Kategorie fallen, d.h. dass ihnen derzeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, weil zum Beispiel der Arbeitgeber das Arbeiten von zu Hause angeordnet hat. In diesem Zusammenhang kann der Arbeitgeber Bescheinigungen ausstellen, dass kein Arbeitsplatz in Räumlichkeiten des Arbeitgebers aufgrund der Corona-Situation zur Verfügung steht (ggf. unter Angabe des betreffenden Zeitraums).
Die Schwierigkeit der Geltendmachung der Aufwendung des Home-Office liegt aber in der steuerlichen Definition des berücksichtigungsfähigen häuslichen Arbeitszimmers. An dieser Definition werden die meisten Steuerpflichtigen scheitern, denn die Finanzverwaltung und die Gerichte legen strenge Maßstäbe für beide oben beschriebene Fälle gleichermaßen an. Auch in Corona-Zeiten sollte eine private Mitbenutzung des häuslichen Arbeitszimmers von 10 % oder mehr schädlich sein. Bei der erstmaligen Nutzung des Raumes als Home-Office aufgrund der Einschränkungen durch den Corona-Virus ist die temporäre Nutzung für betriebliche oder berufliche Zwecke mit der übrigen (privaten) Nutzung des Raumes in diesem Zeitraum zu gewichten.
Zentrale Voraussetzung ist, dass es sich bei dem häuslichen Arbeitszimmer um einen separaten Raum handeln muss. Wohnung und Arbeitszimmer müssen räumlich voneinander getrennt sein. Es muss durch eine Tür abzuschließen sein. Ein Schreibtisch im Schlafzimmer oder Wohnzimmer macht aus diesen Räumen keine Arbeitszimmer im steuerrechtlichen Sinn. Auch ein Raum, der neben seiner Funktion als Arbeitszimmer als Gästezimmer dient, gilt nicht als Arbeitszimmer im steuerrechtlichen Sinn. Eine Aufteilung der Aufwendungen in betrieblich oder beruflich veranlasste Aufwendungen und privat veranlasste Kosten erfolgt nicht (Ausschluss sog. „Arbeitsecken“).
Im Arbeitszimmer dürfen sich also keine Gegenstände befinden, die auf eine private Nutzung schließen lassen, wie zum Beispiel Fernseher, Computer der auch privat genutzt wird, Musikinstrumente (z.B. Klavier), einziges Telefon, Schrank mit privaten Unterlagen, private Literatur, Kleiderschränke, Bügelbretter, Bett, Nähmaschine, Heimtrainer, sonstige Hausratsgegenstände, eine Sitzecke mit Sesseln (es sein denn, es werden aus beruflichen Gründen Besucher empfangen), Geweihe und Jagdwaffen. Unbedenklich sind dagegen Mobiliar, Teppiche, Liege, Klappcouch, Schaukelstuhl, ein kleines Radio. Wenn Sie sich über die Auflistung wundern, all diese Fälle wurden gerichtlich entschieden.
Wird der Raum während der zeitweisen Nutzung für betriebliche oder berufliche Zwecke wegen des Corona-Virus nicht vollständig um- und ausgeräumt und wird die private Nutzung nicht vollständig ausgeschlossen, können die Aufwendungen für die Nutzung als Home-Office nicht als Betriebsausgaben oder Werbungskosten berücksichtigt werden. Auch die weitere Nutzung des Raumes für die Verwaltung der eigengenutzten Immobilie oder für andere private Tätigkeiten (z. B. Erledigung privater Korrespondenz, Aufbewahrung privater Unterlagen) wird regelmäßig zum Ausschluss der Abzugsfähigkeit führen.
Wer aber muss all diese Voraussetzungen und Ausschlussgründe belegen können? Den Steuerpflichtigen, also den Mitarbeiter, Selbständigen oder Gewerbetreibenden, trifft die Darlegungs- und Beweispflicht. Der Abzug der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer ist eine steuermindernde Tatsache. Nicht aufklärbare Zweifel zur Nutzung des Raumes gehen zulasten des Steuerpflichtigen. Behauptungen des Steuerpflichtigen, zu welcher Zeit er auf welche Weise ein in die häusliche Sphäre eingebundenes Zimmer nutzt, sehen die Gerichte regelmäßig als nicht verifizierbar an. Die lückenlose Dokumentation der Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers ist daher geboten.
Unterstützung des Arbeitgebers zum Home-Office
Ein Kostenersatz stellt grundsätzlich steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn dar. Dies gilt auch für pauschale Home-Office-Zuschüsse. Arbeitszimmer in einer zugewiesenen Dienstwohnung sind hingegen nicht in die Berechnung eines geldwerten Vorteils einzubeziehen.
Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern jedoch in der Zeit vom 1. März bis zum 31. Dezember 2020 aufgrund der Corona-Krise Beihilfen und Unterstützungen bis zu einem Betrag von EUR 1.500 nach § 3 Nr. 11a EStG steuerfrei in Form von Zuschüssen und Sachbezügen gewähren. Voraussetzung ist, dass die Beihilfen und Unterstützungen zur Abmilderung der zusätzlichen Belastungen durch die Corona-Krise und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden.
Die steuerfreien Leistungen sind im Lohnkonto aufzuzeichnen.
Sonstige steuerliche Auswirken: Dienstwagenbesteuerung, Entfernungspauschale und grenzüberschreitende Arbeitseinsätze
Die Arbeit im Home-Office kann im Einzelfall weitere steuerliche Auswirkungen auf die Besteuerung von Arbeitnehmern und Selbständigen haben:
- Bei der Dienstwagenbesteuerung kann ein Wechsel zwischen Pauschalbesteuerung und Individualbesteuerung (Fahrtenbuch) abhängig von der konkreten privaten Nutzung und der Nutzung für Fahrten zwischen Wohnsitz und erster Tätigkeitsstätte opportun sein.
- Grundsätzlich kann zwischen der monatlichen Besteuerung von 1% des Bruttolistenpreises (1%-Regelung) und dem Fahrtenbuch gewählt werden. Sofern der Arbeitnehmer den Firmenwagen in Corona-Zeiten weiterhin für private Zwecke nutzt, jedoch ausschließlich oder überwiegend im Home-Office tätig ist, mag sich der prozentuale Anteil der betrieblichen Nutzung verschieben und bei einer Nichtnutzung des Firmenwagens aufgrund einer stark eingeschränkten Mobilität ein Wechsel von der 1%-Regelung zum Fahrtenbuch opportun werden.
- Für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kann auch weiterhin die Entfernungspauschale in der Steuererklärung geltend machen werden. Die erste Tätigkeitsstätte beim Arbeitgeber ändert sich durch das (teilweise) Arbeiten im Home-Office grundsätzlich nicht. Die Entfernungspauschale kann jedoch nur geltend gemacht werden, wenn der Arbeitsplatz auch tatsächlich aufgesucht wird.
- Bei Arbeitseinsätzen über die Grenze kann sich die Tätigkeit im Home-Office bei Unterschreiten der 183-Tage-Grenze im Tätigkeitsstaat auf die abkommensrechtliche Besteuerung auswirken und zu einem Rückfall des Besteuerungsrechts zum Ansässigkeitsstaat führen. Weitere Besonderheiten können sich auch für Grenzgänger ergeben, wobei aktuell an bilateralen Lösungen gearbeitet wird und teilweise auch schon Vereinbarungen mit Nachbarstaaten getroffenen wurden (so bspw. in Österreich, den Niederlanden und Luxemburg).
In unserer Blogserie zu „Coronavirus: Handlungsempfehlungen für Unternehmen″ zeigen wir anhand der aktuellen Situation unternehmensbezogene Stolpersteine auf, die in Krisenzeiten zu beachten sind. Bereits erschienen sind Beiträge zu Verhandlungen, Verjährungen und Verfristungen sowie Haftungsfragen bei Absagen von Messen- und Veranstaltungen, zum Datenschutz trotz Corona und zu Möglichkeiten von Aktiengesellschaften zur Cash-Ersparnis sowie Vermögensübertragungen zu steuergünstigen Konditionen. In weiteren Beiträgen gehen wir ein auf die Erstellung eines Notfallplans, auf Vertriebsverträge und Tips Lieferanten in Krisenzeiten und auf Auswirkungen auf Lebensmittel- und Hygieneverordnungen. Im Anschluss haben wir uns mit der streitigen (gerichtliche) Auseinandersetzung befasst, sind auf kartellrechtliche Auswirkungen sowie die Bedeutung für den Kapitalmarkt eingegangen. Näher befasst haben wir uns auch mit „infizierten″ Vertragsverhandlungen, den Änderungen in Mittel- und Osteuropa sowie mit klinischen Studien und dem neuen EU-Leitfaden für Sponsoren uns Prüfärzte. Weiter geht es mit Pflichten zur Abgabe der Steuererklärung und eventuell steuerstrafrechtlichen Haftungsrisiken, dem Moratorium für Zahlungsverpflichtungen von Verbrauchern und Kleinstunternehmern, Unterstützungsmaßnahmen für Start-ups, das Kurzarbeitergeld, sowie den Erleichterungen für Stiftungen und Vereine und GmbH-Gesellschafterbeschlüsse. Es folgten weitere Beiträge zu Kooperationen im Gesundheitswesen und zu Sachspenden an Krankenhäuser, zum Marktzugang für persönliche Schutzausrüstung und Medizinprodukte, zur Beschlagnahmemöglichkeit von Schutzausrüstung durch den Staat und zu Auswirkungen auf laufende IT-Projekte.
Aktuelle Informationen zu COVID-19 finden Sie in unserem Corona Center auf unserer Website. Wenn Sie Fragen zum Umgang mit der aktuellen Lage und zu den Auswirkungen für Ihr Unternehmen haben, sprechen Sie unser CMS Response Team jederzeit gerne an.
